- Advertentie (?) -

Persberichten schrijven en insturen naar BarendrechtNU.nl

BarendrechtNU ontvangt tientallen persberichten per week. Om zoveel mogelijk berichten zo snel mogelijk te kunnen publiceren moet er snel worden beslist welke berichten in aanmerking komen voor publicatie.

Onderstaande tips zijn bedoeld als hulp bij het schrijven van een persbericht. Ook worden er tips gegeven over het op de juiste wijze aanleveren van persberichten.

BarendrechtNU biedt organisaties, clubs, partijen en anderen de mogelijkheid om een bericht aan het publiek van BarendrechtNU te tonen. Om te zorgen dat de lezers tevreden zijn, zijn deze tips (en in sommige gevallen vereisten) opgesteld. Dit alles is om te zorgen dat alle berichten een bepaalde kwaliteitsnorm halen wat betreft informatieniveau, volledigheid en schrijfwijze.

Als een bericht voor een grote groep mensen wordt gepubliceerd dient dit zo compleet en duidelijk mogelijk te zijn. Wie de aandacht van de lezer wil krijgen en vasthouden zal dus een persbericht moeten hebben dat hierbij aansluit.

De tips en suggesties op deze pagina zijn tot stand gekomen op basis van het lezen en controleren van duizenden ingezonden persberichten aan BarendrechtNU over de afgelopen jaren. Het doel van deze tips is om een zo breed mogelijk inzicht te geven in de afwegingen die moeten worden gemaakt zodra een persbericht wordt verwerkt door BarendrechtNU.

Persberichten kunnen worden aangeleverd via het e-mail adres: nieuws@barendrechtnu.nl

Persbericht schrijven

Een aantal tips om je persbericht te schrijven voor BarendrechtNU.nl:

  • Zorg dat het bericht relevant is voor Barendrecht(ers): De voorkeur gaat altijd uit naar berichten over activiteiten/evenementen/gebeurtenissen die plaatsvinden of hebben plaatsgevonden in Barendrecht zelf.
  • Gebruik in het gehele persbericht de juiste schrijfvorm: derde persoon (vermijd: 'wij organiseren...', maar gebruik: 'Stichting/Partij X organiseert...'). Het bericht wordt op BarendrechtNU.nl gepubliceerd, en op die manier lijkt het alsof 'wij' (=BarendrechtNU), iets organiseren, maar dat is niet zo. (vermijd: wij/we/ik, tenzij het onderdeel is van een quote, die dus ook tussen "-tekens staat aangegeven.)
  • Zorg voor een foto voor bij het artikel (belangrijk: Zie ook de tips onder 'Aanleveren' voor meer informatie hierover)
  • De meeste persberichten zijn maximaal een half tot driekwart A4'tje (maximaal 5 alinea's)
  • Gebruik (waar mogelijk) tussenkoppen. Dit maakt direct duidelijk aan de lezer welke informatie hij waar kan vinden.
  • Zorg dat duidelijk wordt waar het bericht over gaat, voor wie de informatie is bedoeld en wat je met het bericht wilt bereiken:
    • Begin je bericht (eerste 2 tot 4 regels) met in het kort de belangrijkste info: wat is het, waarom, wanneer is het en voor wie is het (relevant) om te weten ('Wie, Wat, Waar en Wanneer').
    • Wat is het; omschrijf uitgebreider wat je wil melden en noem waarom mensen dit zouden willen doen/zien/horen/proeven/beleven etc
    • Zorg dat de relevantie voor de 'gemiddelde Barendrechter' duidelijk is: welke doelgroepen spreek je aan? Denk aan deelnemers en (eventueel) publiek. Zorg dat alle relevante informatie (locatie/tijden/kosten) per doelgroep duidelijk worden.
    • Zorg dat het bericht compact maar wel compleet is. Voorkom herhaling van informatie.
    • Zijn er eventuele kosten aan verbonden (hoeveel, wanneer betalen, verplicht/vrijwillig). (Als er kosten zijn, moet dit vooraf worden vermeld worden in het bericht, niet pas op bijv. een aparte website of inschrijfpagina!)
    • Locatie van de activiteit (in Barendrecht? Zo niet, wat is de link met Barendrecht?)
    • Zijn er belangrijke deadlines? Zowel voor de activiteit zelf en/of een uiterlijke aanmeld datum?
    • Op welke datum en tijd start en eindigt de activiteit (o.a. voor het bepalen van een eventueel bezoek van een BarendrechtNU fotograaf en voor het publiceren van de activiteit in de BarendrechtNU Agenda)
  • Unieke berichten en foto's hebben altijd de voorkeur en krijgen prioriteit boven berichten die (eerder) al elders zijn gepubliceerd. De meerwaarde voor de lezer staat hierbij voorop. (Let op: Hier staat dus niet dat 'niet unieke berichten' worden uitgesloten, maar in het belang van de lezer krijgen unieke berichten wel bijna altijd voorrang (zowel bij snelle(re) publicatie als bij de afweging welk bericht wel/niet kan worden geplaatst op een dag).
  • Voeg een voetnoot voor de redactie toe aan het persbericht (die niet wordt gepubliceerd, maar wel nuttige informatie bevat):
    • Vermeld de naam en gegevens van de contactpersoon. Mocht BarendrechtNU meer informatie nodig hebben, dan kan deze persoon worden benaderd. (Let op: Vrijwel alle communicatie vanuit BarendrechtNU verloopt per e-mail, zorg dus voor één of meer e-mail adressen welke kunnen worden benaderd met verdere vragen)
    • Vermeld eventuele leuke foto momenten en duidelijke tijdstippen hiervoor. Hierdoor kan een BarendrechtNU fotograaf eventueel langskomen voor een foto/video reportage.
    • Vermeld bronnen waar meer informatie kan worden gevonden: websites, Twitter/Facebook pagina's, etc.
  • Zorg voor een actuele aanleiding waarom dit bericht zou moeten worden gepubliceerd. Dit is meestal duidelijk bij aankondigingen van evenementen, maar in andere gevallen is het aan te raden om 'in te haken' op een actualiteit. BarendrechtNU is immers een nieuwswebsite.
  • Gebruik waar mogelijk quotes van betrokken personen, bijvoorbeeld de organisator of iemand die al heeft meegedaan aan de activiteit waar het bericht over gaat. Een persoonlijke 'touch' leest prettig en geeft ruimte voor meningen.
  • Gebruik geen plaatjes/smileys in de (persbericht)tekst. Dit is niet mogelijk bij publicatie.
  • Indien een bericht onder embargo wordt toegestuurd, maak dit duidelijk in (1) de titel, (2) de tekst van de email, (3) de naam van de bijlage met het persbericht en (4) in het persbericht zelf.
  • Zorg dat berichten niet te kort en/of vaag zijn. Korte berichten (van een paar korte regels) worden zelden gepubliceerd (Afhankelijk van de situatie zijn er uiteraard altijd uitzonderingen mogelijk).
  • Berichten die worden ingezonden aan BarendrechtNU zijn door u zelf geschreven (of iemand die daarvoor verantwoordelijk is). De tekst is dus niet gekopieerd van een andere schrijver/(nieuws)website. Het is de verantwoordelijkheid van de inzender om hier zorg voor te dragen.

Persbericht aanleveren

  • Persberichten kunnen worden aangeleverd via het e-mail adres: nieuws@barendrechtnu.nl
  • Gebruik 'platte tekst' voor je persbericht: Geen plaatjes, opmaak, smileys (etc) in de tekst. Verschillende lettertypes en groottes zijn ook niet gewenst.
  • Lever je persbericht bij voorkeur aan als normale tekst in een e-mail. Het is ook mogelijk om je persbericht aan te leveren in een bijlage als Word bestand, of een ander open tekstdocument formaat (of een .txt bestand). Het gebruik van PDF bestanden wordt afgeraden omdat dit regelmatig problemen geeft
  • Foto('s):
    • Belangrijk: Lever een hoge resolutie foto aan die relevant is voor het bericht (meerdere foto's mag ook!). BarendrechtNU heeft zelf een groot fotoarchief, maar het wordt altijd op prijs gesteld als de inzender een (unieke) eigen foto aanlevert. (Let op: Er dient toestemming te zijn van de fotograaf zodat BarendrechtNU.nl deze foto mag publiceren)
    • Er is een voorkeur voor liggende foto's (langste zijde v.d. foto horizontaal).
    • Om een foto als artikelfoto te gebruiken dient deze een minimale resoluatie van 1600 bij 1200 pixels te hebben (groter is beter).
    • Het fotobestand (bij voorkeur JPG) kan per mail worden meegestuurd naar nieuws@barendrechtnu.nl of bij grotere fotobestanden worden toegezonden via wetransfer.com
    • Kies bij voorkeur een scherpe foto waaruit duidelijk blijkt waar het bericht over gaat
    • Maximaal 6MB per foto.
    • Zorg dat er toestemming is vd fotograaf (indien je dit zelf niet bent) om de foto in te sturen voor publicatie. Het is uw eigen verantwoordelijkheid om deze toestemming te regelen (Toestemming voor rechtenvrij gebruik van de foto door BarendrechtNU)
    • Bij voorkeur meerdere foto's (bijv 3 of 4) aanleveren zodat er een geschikte (unieke) artikelfoto kan worden gekozen door BarendrechtNU.
    • Bij voorkeur zoveel mogelijk originele fotobestanden; Foto's die u via WhatsApp of Facebook heeft ontvangen hebben al een heleboel kwaliteit verloren (ivm compressie). U kunt de persoon van wie u de foto ontving beter vragen om de originele fotobestanden naar u te mailen, zodat u het orgineel kunt doorsturen.
    • Gebruik geen logo's/namen/watermerkjes in de foto's. Op verzoek wordt de naam van de fotograaf vermeld bij de foto (in de tekst). BarendrechtNU plaatst (automatisch) een watermerk over de foto op kopiëren (zo goed als mogelijk) tegen te gaan.
    • Staan er al foto's op een Facebook, Twitter, Instagram (etc) pagina van de organisatie? Dan is het aan te raden om een directe link naar deze (extra) foto's mee te sturen zodat deze kunnen worden gebruikt in het artikel. (let op: ook hiervoor dient u toestemming te vragen aan de fotograaf!)
  • Zorg dat de e-mail een duidelijke titel bevat die kort beschrijft waar het persbericht over gaat, bijvoorbeeld: "Persbericht: Programma Winterfeest Barendrecht 2017", of een titel die direct als titel voor een artikel zou kunnen dienen. Voorkom dat de titel leeg blijft, een vage omschrijving bevat, een vraag bevat ("Kun je dit plaatsen?") of alleen de afzender noemt ("Persbericht Stichting X"): maak de titel duidelijk en zo specifiek als nodig is.
  • Zorg dat activiteiten minimaal 2 weken voor de activiteit (of aanmeld deadline) worden ingezonden. Bij voorkeur zelfs 4 weken om de kans op plaatsing te vergroten (bericht kan dan worden ingepland)
  • Voor berichten over activiteiten die al hebben plaatsgevonden geldt; hoe sneller hoe beter, het is immers BarendrechtNU.nl. Ingezonden berichten die gaan over (openbare) activiteiten/evenementen van meer dan 5 dagen geleden worden zelden geplaatst. Uitzonderingen zijn uiteraard altijd mogelijk, bijvoorbeeld als het een uniek bericht is (of opvallend, of leuk, of een getuigen oproep, etc). In de regel geldt; Hoe sneller hoe beter, tenzij...
  • Gebruik een makkelijk/prettig leesbaar lettertype. Hoewel de tekst zal worden omgezet naar het lettertype van BarendrechtNU.nl is het fijn om de tekst direct te kunnen lezen (dus ook geen hele kleine letters).

Veelgemaakte fouten

  • Niet doen: Persberichten schrijven als 'Wij openen een nieuwe winkel' of 'Kom gezellig bij ons sporten', want dan lijkt het bij publicatie alsof BarendrechtNU een winkel opent, of een sportclinic geeft. Schrijf
  • Niet doen: De titel van je e-mail en/of persbericht 'Persbericht' noemen. Hierdoor is niet meteen duidelijk om wat voor persbericht het gaat. Gebruik duidelijke titels/onderwerpen die meteen duidelijk maken waar het over gaat.
  • Niet doen: Persberichten via Facebook (chat) of links naar Facebook posts worden niet automatisch opgeslagen en kunnen dus niet (later) worden bekeken, bewerkt en gepubliceerd. Wel doen: Hetzelfde bericht met uitleg/context even naar nieuws@barendrechtnu.nl mailen.
  • Niet doen: Hetzelfde persberichten meerdere keren insturen. Dit werkt verwarrend indien het bericht al was ingepland (maar nog niet geplaatst). Navraag doen of het bericht nog wordt geplaatst mag altijd, maar doe dit dan bij voorkeur via een apart mailtje.
  • Niet doen: Een persbericht schrijven als een advertentie. Een persbericht is geen advertentie, dus laat de commerciele teksten achterwege en focus op de nieuwswaarde.
  • Niet doen: Persberichten mailen naar persoonlijke/prive e-mail accounts van BarendrechtNU medewerkers. Gebruik altijd alleen nieuws@barendrechtnu.nl om te zorgen dat uw bericht op de juiste plek komt.
  • Niet doen: Foto's aanleveren in een Word bestand. Dit komt de kwaliteit van de foto niet ten goede. Ook is het niet altijd mogelijk om de foto te kunnen publiceren. Lever foto's als losse JPG bestanden aan.
  • Niet doen: Foto's aanleveren in .gif of .png formaat. De kwaliteit hiervan is te laag en de afbeelding kan vaak niet worden gebruikt in de publicatie.
  • Niet doen: Gebruik geen software die de tekst van persberichten in bijlagen (bijv. PDF of Word) beveiligt tegen bewerken/kopiëren. Dit maakt het onmogelijk om het bericht te publiceren.
  • Niet doen: In persberichten iedere zin afsluiten met een uitroepteken, of zinnen volledig met capslock (hoofdletters) schrijven. Dit soort teksten zullen niet worden gepubliceerd.
  • Niet doen: Een persbericht aanleveren als een poster/flyer waarin tekst staat verwerkt. Lever het bericht aan als tekst, dus niet (alleen) een flyer/poster waar de tekst in een foto is verwerkt.
  • Niet doen: Een screenshot maken van een foto (bijv op je smartphone) en deze als foto insturen naar BarendrechtNU. In plaats van een screenshot kun je beter het originele fotobestand doorsturen
  • Niet doen: Bij herhalende evenementen iedere keer dezelfde tekst als persbericht insturen (en bijv. alleen de datum aanpassen). Dit maakt het bericht onaantrekkelijk om te lezen. Zorg bijvoorbeeld voor een nieuwe invalshoek, een andere opbouw, nieuwe informatie, of een verwijzing/sfeerverslag(je)/cijfers over de eerdere editie.
  • Niet doen: Bij evenementen die kort na elkaar plaats vinden (bijv. iedere maand) wordt geprobeerd eens in de zoveel tijd een artikel te publiceren (gemiddeld eens in de 6 maanden), dit is nodig omdat er veel van dit soort activiteiten zijn en het berichtenaanbod gevarieerd moet blijven. Tip: Gebruik vernieuwingen en interessante factoren van het evenement om deze na een bepaalde periode weer onder de aandacht te brengen.

Tot slot...

Behandel een persbericht zoals je graag wilt dat een lezer je bericht leest: met zorg en aandacht. De lezer wil graag op een snelle manier zoveel mogelijk informatie tot zich nemen.

De plaatsing van berichten, zodat deze kunnen worden gelezen door duizenden Barendrechters, wordt kosteloos aangeboden, maar dit betekent niet dat de redactie ook (kosteloos) een volledig bericht voor u kan (her)schrijven of in grote delen gaat corrigeren. Het correct aanleveren van persberichten is grotendeels de verantwoordelijkheid van de inzender.

Door de snelheid waarmee berichten moeten worden gelezen, verwerkt en gepubliceerd is het niet mogelijk om vooraf garanties te geven over dat bepaalde berichten zullen worden geplaatst. Hogere prioriteit nieuwsberichten (die direct aandacht vereisen) kunnen een geplande publicatie altijd 'overnemen'.

Er is maar beperkte tijd en ruimte (op de site) om berichten te plaatsen. Er wordt dus dagelijks een selectie gemaakt van geschikte berichten. De eerste stap hierbij is kijken hoe compleet het persbericht is (obv bovenstaande tips en eisen). Hoe meer dit voldoet, hoe groter de kans is om 'bovenop de stapel' te komen, want eerlijk is eerlijk: er worden gewoon heel veel berichten ingezonden. Om de kwaliteit hoog en diversiteit groot te houden moet hier (razendsnel) een selectie in worden gemaakt. Sommige berichten moeten dus soms even een paar dagen wachten, anderen kunnen (voor dat moment) afvallen, bijvoorbeeld omdat deze niet compleet, (nog) niet relevant (pas later publiceren), te laat ingezonden is, geen foto heeft aangeleverd, de verkeerde schrijfwijze heeft of een ander probleem waardoor deze niet direct in aanmerking komt voor publicatie. Het streven is altijd om zoveel mogelijk organisaties om en om de ruimte te geven om berichten te publiceren via BarendrechtNU.nl

- Advertentie (?) -