Vergunningenbeleidsplan Wabo 2017 - 2021 gemeente Barendrecht
21-04-2022
Vergunningenbeleidsplan Wabo 2017 - 2021 gemeente Barendrecht
Inleiding
De gemeente Barendrecht hecht groot belang aan de kwaliteit van het woon-, werk- en leef-klimaat. De kwaliteit van de fysieke leefomgeving wordt met diverse middelen bewaakt. Belangrijke instrumenten daarbij zijn vergunningverlening en toezicht & handhaving.
Op 1 oktober 2010 is de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (hierna: Wabo) van kracht geworden. In de Wabo worden de verschillende vergunningenstelsels geïntegreerd en kan er één omgevingsvergunning met verschillende (deel)aspecten worden aangevraagd. De aspecten kunnen betrekking hebben op het bouwen, het aanleggen van een werk, afwijkingen van het bestemmingsplan, het gebruiksbesluit (brandveilig gebruik), milieuwetgeving, slopen, monumenten en APV-onderwerpen (kappen, uitritten).
Vanaf 14 april 2016 worden er door de wet Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (wet VTH) kwaliteitseisen gesteld aan de uitvoering van Wabo-taken. De wet VTH is de werknaam voor een wijziging van de Wabo. De kwaliteitseisen zijn opgenomen in de “Verordening kwaliteit vergunningverlening, toezicht en handhaving omgevingsrecht gemeente Barendrecht” die op 28 april 2016 is vastgesteld in de gemeenteraad. In deze verordening wordt verwezen naar de “Kwaliteitscriteria 2.1”. Samengevat betekent dit dat er een kwaliteitssysteem met betrekking tot het behandelen van, en het toezicht houden op, Wabo-omgevingsvergunningen wordt ingevoerd en dat er eisen worden gesteld aan het opleidingsniveau van de medewerkers. Bedoeling is om beleidsmatig (planmatig) en op een gestructureerde manier invulling te geven aan Wabo-taken. Eén van de vereisten is dat er een “Vergunningenbeleidsplan Wabo” om de vier jaar wordt vastgesteld. Onderhavig stuk geeft daar invulling aan. Daarnaast zal er jaarlijks een “Uitvoeringsprogramma Wabo-vergunningen” worden opgesteld. Milieu-gerelateerde vergunningen vallen niet onder dit vergunningenbeleidsplan. De DCMR Milieudienst Rijnmond (verder DCMR) voert deze taken namens het college uit en stelt, in samenspraak met de deelnemende gemeenten, hiervoor eigen beleid op.
H1. Missie, visie en risicobeheersing
1.1. Inleiding
De inhoud van het “Vergunningenbeleidsplan Wabo 2017-2021 gemeente Barendrecht” is gebaseerd op de missie en de visie op het werk binnen de afdeling Vergunningverlening. Veel van de werkzaamheden zijn risicogestuurd. Risicobeheersing is uitgangspunt bij de wijze waarop de activiteiten worden benaderd.
1.2. Missie en visie
De afdeling Vergunningverlening van de BAR-organisatie maakt deel uit van het Domein Veiligheid. Voor dit domein zijn in samenspraak met de medewerkers de missie van en de visie op het werk bepaald. De missie en visie staan in onderstaande tekstblokken weergegeven.
Waar staan wij voor?
Als Domein Veiligheid staan wij voor een veilige sociale en fysieke woon- en leefomgeving in de gemeente Barendrecht.
Voor wie zijn wij er ?
Wij zijn er primair voor de gemeenschap (burgers en bedrijven).
Wij zijn er voor het bestuur (de gemeenteraden en de colleges) en voor onze veiligheidspartners.
Wij zijn er ook voor de BAR-organisatie en onszelf.
Wat leveren wij?
- Sociale en fysieke veiligheid
- Vergunningen / meldingen
- Toezicht en handhaving
- Crisisbeheersing
- Voorlichting
- Beleid
- Advisering
Hoe werken wij?
- Transparant, Toegankelijk en ‘Trustful’(de 3 T’s)
- Duidelijk
- Deskundig
- Eenduidig
- Efficiënt
- Inlevend / omgevingsgevoelig
- Respectvol
- Samenwerkingsgericht
- Met een brede blik
1.3. Risicobeheersing
De uitvoering van de Wabo-taken vindt plaats op basis van risicomanagement. Op hoofdlijnen kunnen de volgende algemene risico’s worden onderscheiden:
1. Fysieke onveiligheid die kan leiden tot letsel en dood omdat bijvoorbeeld sprake is van brandonveilige of constructief onveilige situaties.
2. Gevaar voor de gezondheid omdat sprake kan zijn van een slecht binnenklimaat in bouwwerken of dat er mensen worden blootgesteld aan asbest.
3. Aantasting van de kwaliteit van de leefomgeving omdat bouwwerken een negatieve invloed hebben op een duurzame omgeving of dat bedrijfsactiviteiten niet veilig of niet duurzaam worden geëxploiteerd.
4. Aantasting van de sociale kwaliteit van het leven bijvoorbeeld door gevoelens van onveiligheid (bv. brandonveilig gebruik, verkeersonveilige situaties bij bouwwerken of ontoegankelijke bouwwerken).
De bovenstaande risico’s hebben, wanneer zij ontstaan, bepaalde neveneffecten. De belangrijkste neveneffecten zijn:
1. Financiële schade ten gevolge van bijvoorbeeld een calamiteit. De kosten kunnen een collectief en een individueel karakter hebben.
2. Maatschappelijke onrust wanneer niet adequaat door de gemeente wordt gehandeld. Bijvoorbeeld ten gevolge van onveiligheid rond bouw- en slooplocaties, het instorten van delen van bouwwerken of schade aan belendingen.
3. Aantasting van het bestuurlijk imago. De betrouwbaarheid, daadkracht en integriteit van de overheid wordt in twijfel getrokken wanneer er incidenten of calamiteiten zich voordoen.
4. Procesrisico’s. Onjuiste uitvoering van werkzaamheden kan leiden tot bezwaren, schadeclaims en ontevreden burgers.
Het minimaliseren van de bovengenoemde risico’s en neveneffecten zijn de pijlers waarop de verdere uitwerking van onderhavig vergunningenbeleidsplan is gebaseerd.
H2. Kwaliteitssysteem
De gemeente Barendrecht werkt volgens een kwaliteitssysteem gebaseerd op de ‘BIG-8’ om de kwaliteit van vergunningverlening permanent te verbeteren. De systematiek van BIG-8 ziet er als volgt uit:
De kern van dit model is gebaseerd op het programmatisch handelen. De BIG-8 is ontworpen voor kwaliteitsmanagement bij de overheid. Het model maakt vanuit een strategisch kader de vertaling naar operationeel beleid, uitvoering en verantwoording. Het model borgt de kwaliteit met een sluitende planning en control cyclus.
Hieronder worden de 7 elementen van de BIG-8 toegelicht:
Strategisch beleidskader
Doelen, prioriteiten en meetbare doelstellingen worden voorgelegd aan het college en vastgelegd. Onderhavig “Vergunningenbeleidsplan Wabo 2017- 2021 gemeente Barendrecht” geeft hier invulling aan.
Operationeel beleidskader
De gestelde prioriteiten en doelen worden uitgewerkt in strategieën en objectieve criteria. Hierin wordt aangegeven met welke instrumenten en met welke personele en financiële capaciteit de gestelde doelen worden bereikt. Deze onderwerpen worden opgenomen in het jaarlijks vast te stellen “Uitvoeringsprogramma Wabo-vergunningen”.
Planning en control
In deze fase worden de bestuurlijk vastgestelde doelen en prioriteiten afgestemd met de inzet van voldoende personele en financiële capaciteit. Deze afstemming houdt in dat de benodigde financiële en personele capaciteit in de begroting wordt geborgd en dat organisatorisch voorwaarden worden geschapen om de werkzaamheden uit te voeren. In het “Uitvoeringsprogramma Wabo-vergunningen” worden de concrete activiteiten op het gebied van vergunningverlening vermeld.
Voorbereiden
De werkzaamheden worden vastgelegd in uitgeschreven werkwijzen en protocollen. Hierin is vermeld op welke wijze uitvoering wordt gegeven aan de vastgestelde strategische en operationele beleidskaders.
Uitvoering
De werkzaamheden worden conform de beleidskaders (programmatisch) uitgevoerd.
Monitoring
Het kan noodzakelijk zijn om het operationele en/of strategische beleidskader regelmatig bij te sturen. De hiervoor benodigde relevante gegevens van het proces van vergunningverlening worden gemonitord.
Rapportage en evaluatie
In deze stap van de cyclus worden de resultaten en veranderingen op het gebied van vergunningverlening weergegeven en geëvalueerd. De analyse bestaat onder meer uit onderzoek naar de consequenties van bijvoorbeeld wijzigingen in het beleid, veranderingen in het takenpakket of wijzigingen in wetgeving. In het voorjaar wordt een jaarverslag (inclusief evaluatie) aan het college aangeboden van het voorgaande jaar.
In de hoofdstukken 3 t/m 16 worden diverse onderdelen uit het kwaliteitssysteem verder uitgewerkt waarbij de verbinding wordt gelegd met de wijze waarop de Wabo-taken binnen de afdeling Vergunningverlening worden uitgevoerd.
H3. Strategie vergunningverlening
Op basis van de kwaliteitscriteria moet het bevoegd gezag voor het beoordelen van en het beslissen op een aanvraag voor een omgevingsvergunning handelen volgens een strategie en objectieve criteria. In de strategie is vastgelegd welke vormen van vergunningverlening worden onderscheiden en welke werkwijzen bij aanvragen voor vergunningen worden toegepast. Het bevoegd gezag zorgt ervoor dat de werkwijzen (processen) van vergunningverlening volgens een geborgd proces verloopt.
3.1. Algemeen
Wabo-breed is een geautomatiseerd systeem in gebruik (Key2vergunningen). Met behulp van dit systeem worden aanvragen procesmatig behandeld. Uit het systeem kan managementinformatie worden gegenereerd.
3.2. Inhoudelijke en procesmatige afstemming optimaliseren.
De komst van de Wabo heeft de noodzaak tot afstemming en het voeren van regie met zich meegebracht. Immers de klant vraagt één vergunning aan, maar deze vergunningaanvraag kan diverse verschillende, veelal specialistische, activiteiten bevatten. Om al deze activiteiten samen te brengen in één duidelijke en volledige omgevingsvergunning zullen de diverse specialisten samenwerken, onderling hun adviezen afstemmen, eenduidig adviseren en op eenzelfde wijze adviseren waarbij ze bij voorkeur gebruik maken van hetzelfde systeem. Dit vraagt veel coördinatie. De Wabo-coördinatoren zien toe op de kwaliteit, de tijdigheid en de inhoud van de diverse adviezen van de diverse disciplines. Wanneer in het kader van de adviezen overleg nodig is, organiseren zij dit. Zij bewaken bovendien de wettelijke termijnen waarbinnen de gemeente besluiten moet nemen. De Wabo-coördinatoren zijn aanspreekpunt voor de klant. De Wabo-coördinator is ook verantwoordelijk voor het opstellen van het uiteindelijke collegeadvies waarin kennis kan worden genomen van de onderliggende adviezen en waarin alle belangen zijn afgewogen. In 2015 is het vergunningenproces in het kader van de BAR-samenwerking geüniformeerd en verder geoptimaliseerd.
3.3. Objectieve criteria
Op basis van het kwaliteitssysteem handelt het bevoegd gezag op grond van objectieve criteria voor het beoordelen en beslissen over een omgevingsvergunning in aanvulling van de hiertoe in de wet bepaalde criteria.
Op het vakgebied Wabo-vergunningen zijn de toetscriteria veelal geregeld in wet- en regelgeving. Natuurlijk kan er wel eens discussie ontstaan over de interpretatie van de wet- en regelgeving maar de beleidsvrijheid voor gemeenten voor bijvoorbeeld het onderdeel bouwen, is beperkt aanwezig. In twee gevallen is bij het bouwen gewenst dat de gemeente hier zelfstandig beleid voor formuleert:
1.
Toetscriteria
voor het bouwdeel van de omgevingsvergunning
Een bouwplan moet voldoen aan de voorschriften van het Bouwbesluit. De vraag is tot welk niveau de gemeente dit moet toetsen. Het Bouwbesluit is dermate uitgebreid en complex dat ook de rijksoverheid heeft onderkend dat volledige toetsing, tot een diepgaand niveau, moeilijk uitvoerbaar is. De gemeente kan keuzes maken in de diepgang van toetsing aan het Bouwbesluit.
Het college heeft op 13 september 2016 het “Toetsprotocol Bouwen” (zie bijlage 1) en het “Toetsprotocol Constructies” (zie bijlage 2 en 3) vastgesteld. De toetsprotocollen komen overeen met de door de Vereniging Bouw- en Woningtoezicht Nederland en diverse betrokken partners opgestelde landelijke toetsprotocollen. De toetsprotocollen bestaan uit matrices die afhankelijk van het te toetsen onderdeel, een toetsniveau vastleggen. Een uitzondering ten opzichte van de landelijke toetsniveaus betreft de toetsing aan brandpreventieve aspecten. Dit aspect is dermate belangrijk dat toetsing binnen Barendrecht zal plaatsvinden op het hoogste niveau (toetsniveau 4). Voor brandpreventieve toetsingen ligt het niveau dus hoger dan het landelijke niveau. De systematiek van de toetsprotocollen is gebaseerd op een analyse van de risico's aan de hand van de aard van de aanvragen omgevingsvergunning voor het bouwen.
2. Objectieve criteria voor activiteiten die in strijd zijn met het bestemmingsplan.
Wanneer een omgevingsvergunning voor het bouwen wordt ingediend die in strijd is met de bepalingen van een bestemmingsplan, dan is de gemeente op basis van artikel 2.10 van de Wabo verplicht te onderzoeken of afwijking van de bestemmingsplanbepalingen mogelijk is. Toetsing van een dergelijk afwijkingsverzoek vindt plaats aan de hand van de vastgestelde “Nota afwijkingsregels ruimtelijke ordening 2012”. Wanneer het bouwplan niet binnen de regels van deze nota past, wordt de vergunning in beginsel geweigerd. In de nota wordt een afwegingskader geboden waar op basis van een aantal objectieve criteria, een zorgvuldig besluit genomen wordt om al dan niet mee te werken.
De algemene criteria voor activiteiten die in strijd zijn met het bestemmingsplan zijn:
a. ruimtelijke overwegingen (o.a. ruimtelijke samenhang, stedenbouwkundige context, precedentwerking);
b. functionele aspecten (o.a. verkeer, parkeren, bezonning, brandveiligheid);
c. milieu-aspecten (o.a. duurzaamheid, geluid, flora en fauna);
d. beleidsmatige aspecten (o.a. landelijk beleid, provinciaal beleid, woonvisies);
e. financiële componenten (o.a. planschade, exploitatieplan, kostenposten).
Bij aanvragen omgevingsvergunningen bouw, aanleggen, sloop en brandveilig gebruik zijn plaatselijke omstandigheden van belang bij de toetsing van een aanvraag omgevingsvergunning. Te noemen zijn onder meer: omgevingsveiligheid, verkeersveiligheid, beschadiging van de weg of het straatmeubilair, aanvoerroutes bouwmaterialen, overlast, openbare orde belangen. Aangezien iedere situatie uniek is, zijn hier nauwelijks objectieve criteria voor te formuleren. Iedere aanvraag wordt op dit soort aspecten beoordeeld door de specialisten op de diverse vakgebieden.
3.4. Klantencontact binnen de afdeling Vergunningverlening intensiveren en borgen
De gemeente Barendrecht is een klantgerichte organisatie. Binnen de BAR-organisatie is het project “Excellente Dienstverlening” in uitvoering die de serviceverlening naar de burger, nu en in de toekomst, naar een zo hoog mogelijk niveau brengt. De klant wordt zo snel mogelijk en zo volledig mogelijk en kwalitatief juist geïnformeerd. De klant krijgt één aanspreekpunt om hem/haar te begeleiden door het vergunningenproces. De mogelijkheid tot het houden van vooroverleg met een Wabo-coördinator is geborgd in de processen.
Een duidelijke website met actuele informatie is van groot belang. Op de landelijke website “Omgevingsloket online” kan de klant digitaal uitgebreide informatie vinden en digitaal formulieren invullen en versturen. De landelijke website kan ook via de gemeentelijke website worden benaderd.
3.5. Digitalisering vergunningverleningsproces
Door de gemeente wordt ingezet op de verbetering van de digitale dienstverlening voor burgers, ondernemers en samenwerkingspartners. Voor burgers en ondernemers moet het mogelijk worden om online zaken te doen met de afdeling Vergunningverlening. Gedacht kan worden aan het verruimen van het digitaal kunnen aanvragen van vergunningen en de mogelijkheid zelf vergunningen online uit te draaien. Daarnaast wordt gewerkt aan een aanvraagvolgsysteem (track and trace). Voor de samenwerkingspartners binnen het vergunningsverleningsproces, zowel intern als extern, moet het mogelijk worden om deel te nemen aan het digitale werkproces. Met andere woorden: de inzet is om zoveel mogelijk digitaal te gaan werken. In 2016 zijn de eerste stappen gezet naar een digitaal werkproces als basis voor de digitale dienstverlening aan de burger.
3.6. Inhoudelijke en juridische kwaliteit van de Wabo-vergunningen
De gemeente Barendrecht verleent, Wabo-breed, op een kwalitatief hoogwaardige wijze vergunningen. Daarnaast wordt er naar gestreefd om de vergunningen zo snel mogelijk te verlenen.
Bij wetswijzigingen worden inhoudelijke zaken projectmatig opgepakt en geïmplementeerd in het vergunningenproces. Naast het vier-ogenprincipe binnen de groep Wabo-coördinatoren zijn er binnen het vergunningenproces doelbewust stappen ingebouwd waarbij juridische medewerkers nauw zijn betrokken bij de advisering en controle van vergunningsaanvragen. De juridische medewerkers screenen de volgende stukken inhoudelijk: weigeringen, vergunningen met complexe afwegingen, vergunningen waar bezwaren te verwachten zijn, vergunningen met buitenplanse ontheffingen en situaties waarbij de Wabo-coördinator hier specifiek om verzoekt. Ook in het geval van politieke en/of maatschappelijk gevoelige kwesties worden deze altijd afgestemd met de juridische medewerkers en de portefeuillehouder.
H4. Probleemanalyse vergunningverlening
Op basis van de kwaliteitscriteria moet het bevoegd gezag een probleemanalyse opstellen om sturing te kunnen geven aan haar inspanningen op het gebied van vergunningverlening.
Algemeen
De probleemanalyse is bedoeld om een gefundeerde inschatting te kunnen maken van de uit te voeren werkzaamheden met de daaraan verbonden benodigde capaciteit.
De probleemanalyse omvat de volgende elementen:
- aantal te verwachten aanvragen/meldingen;
- type bouwwerk/aard van de inrichting;
- aard en complexiteit van de aanvragen;
- benodigde capaciteit.
Voor het deel van de vergunningen waarvoor een goede ruimtelijke onderbouwing noodzakelijk is omdat deze afwijkt van het bestemmingsplan omvat deze analyse de volgende elementen:
- aard van de aanvragen;
- complexiteit;
- overwegingen;
- aantal aanvragen;
- genomen besluiten;
- aantal malen wanneer bezwaar-en beroep is ingesteld.
De probleemanalyse wordt jaarlijks geactualiseerd op basis van een analyse van geregistreerde gegevens dan wel wijzigingen in de bouwprognoses, economische ontwikkelingen en de overige factoren die van invloed kunnen zijn op de prioriteitsstelling. De resultaten daarvan worden ieder jaar gehanteerd voor het opstellen van een raming van de nodige capaciteit en opgenomen in het Uitvoeringsprogramma Wabo-vergunningen en de begroting.
Om tot een probleemanalyse te komen, is in onderstaand overzicht aangegeven welke producten of afgeleide producten in het kader van de vergunningverlening binnen de BAR-organisatie worden geleverd:
Taken in het kader van vergunningverlening
Wettelijke grondslag en afhandelingstermijn
Bouwen/gebruik/slopen
Regie/Coördinatie/toetsing bestemmingsplan + BB/besluitadvisering omgevingsvergunning voor de activiteit Bouwen
Artikel 2.1, eerste lid sub a Wabo
Artikel 3.9 eerste lid van de Wabo
Termijn: 8 weken
Regie/Coördinatie/toetsing bestemmingsplan/besluitadvisering omgevingsvergunning voor de activiteit afwijken van het bestemmingsplan en kruimelgevallen
Artikel 2.12, eerste lid onder a.1 en onder a.2 van de Wabo en artikel 3.9, eerste lid Wabo;
Termijn: 8 weken
Regie/Coördinatie/toetsing bestemmingsplan/besluitadvisering omgevingsvergunning voor de activiteit afwijking van het bestemmingsplan
Artikel 2.12, eerste lid onder a.3 van de Wabo en artikel 3.10 Wabo jo artikel 3:18 van de Awb (afdeling 3.4 Awb)
Termijn: 6 maanden
Regie/coördinatie/toetsing/besluit-advisering omgevingsvergunning voor uitvoeren van een werk, geen bouwwerk zijnde, of van werkzaamheden
Artikel 2.1 eerste lid onder b van de Wabo jo artikel 2.2 eerste lid onder e Wabo en artikel 3.9 Wabo ;
Termijn: 8 weken
Regie/coördinatie/toetsing/besluit-advisering omgevingsvergunningverlening voor de activiteit wijzigen/veranderen gemeentelijk monument
Artikel 2.1 eerste lid onder f van de Wabo en artikel 2.2 eerste lid onder b; artikel 3.9 Wabo
Advies gemeentelijke monumentencommissie
Termijn: 8 weken
Regie/coördinatie/toetsing bestemmingsplan + BB/besluitadvisering omgevingsvergunning voor de activiteit wijzigen/veranderen rijksmonument (anders dan regulier onderhoud)
Zonder advies van Rijksdienst voor Cultureel Erfgoed: artikel 2.1 eerste lid onder f Wabo; artikel 3.7 van de Wabo, voor zover geen betrekking op artikel 6.4 van het Besluit omgevingsrecht:
Termijn: 8 weken
Met advies van Rijksdienst voor Cultureel Erfgoed:
Artikel 2.1 eerste lid onder f Wabo, gelet op artikel 6.4 van het Besluit omgevingsrecht en artikel 3.10 eerste lid onder d Wabo en artikel 3:18 Awb (afdeling 3.4 Awb)
Termijn: 6 maanden
Regie/coördinatie/toetsing/besluit-advisering melding voor de activiteit sloop
Artikel 1.26 Bouwbesluit
Termijn: 4 weken
Termijn: 5 dagen bij mutaties en onderhoudswerkzaamheden
Regie/coördinatie/toetsing/besluit-advisering meervoudige omgevingsvergunningen verlenen (1 aanvraag die meerdere activiteiten bevat)
Als enkelvoudige aanvraag; Wanneer werkzaamheden binnen verschillende termijnen vallen, geldt voor de hele vergunningaanvraag de langste termijn.
Afhandelen schetsplannen/principeplannen (verzoeken tot informatie)
Geen wettelijke grondslag; streven is voor eenvoudige gevallen binnen 2 weken uitsluitsel te geven. De termijn is sterk afhankelijk van de complexiteit.
Afhandelen sloopmeldingen
Artikel 1.26 Bouwbesluit. Termijn 4 weken of 5 dagen
Welstandsadvisering
Wekelijks (voeren secretariaat).
Brandpreventie
Door VRR; binnen 14 dagen.
Deelname vakoverleg afdeling Advies Ruimte door Wabo-coördinatoren
Eén keer per 14 dagen.
Bezwaar- en beroepsprocedures Wabo-vergunningen
Artikel 7:13 Algemene wet bestuursrecht.
Termijn: 12 weken
Inhoudelijke toetsing bestemmingsplan afwijkend gebruik
Artikel 2.1 eerste lid onder c Wabo;
Termijn artikel 3.9 Wabo; 8 weken
Evalueren beleidsnota Welstand
Wabo
Termijn: jaarlijks
Herzieningen bestemmingsplannen
Wro/Bro
doorlopend en in ieder geval elke 10 jaar
Gebruiksvergunning enkelvoudig
2.1 d van de Wabo
Termijn: 6 maanden
Gebruiksmelding
Bouwbesluit
Termijn: 8 weken
Ontheffing bouwlawaai
Artikel 8.4 Bouwbesluit
Termijn: 8 weken
APV gerelateerd
Volledigheidstoetsing en vergunningverlening kappen
Artikel 3 Bomenverordening gemeente Barendrecht 2013
Volledigheidstoetsing en vergunningverlening activiteit in-, uitrit
Artikel 2:12 APV. Betreft meldingsplicht. Termijn: 4 weken
Bezwaar-en Beroepsprocedures activiteiten Kappen, in-, uitrit
Artikel 7:13 Algemene wet bestuursrecht.
Termijn: binnen 12 weken beslissen
Jaarlijks worden de resultaten van de vergunningverlening in een jaarverslag verwerkt en in het Uitvoeringsprogramma Wabo-vergunningen wordt aangegeven hoe de beschikbare capaciteit het komende jaar wordt ingezet.
H5. Prioriteitenstelling en indicatoren
Algemeen
Het kader bij de behandeling van een omgevingsvergunning wordt gevormd door Europese,
landelijke of lokale wet- en regelgeving en beleidsmatige kaders. Binnen deze kaders kunnen prioriteiten worden gesteld met betrekking tot de diepgang van toetsing. Dit op basis van doelstellingen die zijn geformuleerd. Op basis van de kwaliteitseisen moeten de doelstellingen concreet en meetbaar (indicator) worden vastgesteld.
Prioriteiten
Veiligheid en gezondheid (inclusief gezondheidseffecten op de langere termijn) hebben de hoogste prioriteit bij de behandeling van Wabo-vergunningen. Het betreft onderwerpen zoals: brandveiligheid, constructieve veiligheid, omgevingsveiligheid tijdens de bouw of sloop, bodemverontreiniging, asbestgerelateerde aspecten, gebruiksveiligheid (bijvoorbeeld hekwerken van balkons) en brandveilig gebruik van bouwwerken. Ook vanuit bestemmingsplannen kunnen veiligheids- en gezondheidsaspecten een rol spelen. Te denken valt aan geluidsbelasting door wegverkeer of de aanwezigheid van (gas)leidingen.
Naast veiligheids- en gezondheidsaspecten worden diverse andere belangen gediend met Wabo-vergunningverlening. Onder meer: het uiterlijk aanzien van de gemeente (planologie en welstand), cultuurhistorie, archeologie, bescherming flora en fauna, natuurwaarden, duurzaamheid, energiebesparing, verkeersaspecten en milieuaspecten. Veelal worden die disciplines beoordeeld bij het proces van vergunningverlening door de afdeling Advies Ruimte. Het adviseren van deze afdeling gebeurt op een professioneel niveau. In beginsel moet een bouwplan zodanig worden ontwikkeld dat alle belangen worden gediend. Wanneer diverse belangen met elkaar in conflict komen, zal een (bestuurlijke) keuze worden gemaakt voor zover de wet dat toelaat. In dat geval prevaleren veiligheids- en gezondheidsaspecten of worden voorwaarden gesteld aan vergunningverlening waardoor de risico’s aanvaardbaar worden geacht en zoveel mogelijk worden vermeden.
Indicatoren:
In onderstaande tabel zijn de beleidsvelden, de doelen en de indicatoren benoemd.
Beleidsveld
Doel
Indicator
Bouwen
Bevorderen dat de wettelijke regels en overige voorschriften op het gebied van de Wet ruimtelijke ordening, Wet algemene bepalingen omgevingsrecht, Woningwet, Bouwverordening, Bouwbesluit (veiligheid, gezondheid, bruikbaarheid) en overige AMvB’s worden nageleefd, zodat de gewenste ruimtelijke kwaliteit en kwaliteitseisen aan bouwwerken en gebouwen gerealiseerd en in stand gehouden worden.
Bebouwing voldoet aan de technische en planologische eisen die de wet stelt. Het bouwdeel van een omgevingsvergunning voor het bouwen wordt getoetst aan de door het college vastgestelde toetsprotocollen.
Bebouwing voldoet aan het welstandsbeleid.
Monumenten
Bevorderen dat wettelijke regels, verordeningen en overige voorschriften op het gebied van Monumenten, worden nageleefd, zodat de aanwezige kwaliteit in stand gehouden wordt en wordt gerespecteerd bij veranderingen
Bebouwing voldoet aan de Erfgoedwet, de gemeentelijke monumentenverordening en overige voorschriften.
Slopen
Bevorderen dat wettelijke regels, verordeningen en overige voorschriften op het gebied van slopen worden nageleefd.
Het slopen wordt uitgevoerd volgens de relevante regelgeving en de veiligheid rond slopen (o.a. asbestsloop) is verzekerd.
Veilig brandveilig gebruik van gebouwen en bouwwerken geen gebouw zijnde
Kwalitatief juiste vergunningverlening uitvoeren zodat de gewenste gebruiksveiligheid wordt gerealiseerd en in stand gehouden.
Gebruiksobjecten hebben adequate veiligheids- voorschriften
Natuur
Bevorderen van naleving wet- en regelgeving en zorg dragen voor een duurzame mate van natuurschoon
Behouden en bevorderen van natuur- en landschappelijke waarden.
Bestemmingsplan
Het doel van de vergunningverlening is het verwezenlijken van het door de raad vastgestelde ruimtelijke beleid ten aanzien van het gebruik van gronden en de zich daarop bevindende opstallen.
Gronden, opstallen en het gebruik daarvan voldoen aan de voorwaarden die in ruimtelijke plannen worden gesteld
Afwijkingsbesluiten
Gebruik maken van binnen- en buitenplanse flexibiliteitsbepalingen als aanvragen daartoe aanleiding geven en deze passen binnen de afwegingskaders dan wel vastgesteld beleid.
Verleende ontheffingen voldoen aan het toetsingskader “Nota afwijkingsregels ruimtelijke ordening 2012”.
Wijzigingsbesluiten
Gebruikmaken van aan het college in bestemmingsplannen toegekende bevoegdheden om binnen vastgestelde kaders een plan te wijzigen.
Wijzigingsbesluiten voldoen gemotiveerd aan de regels van de opgenomen wijzigingsbevoegdheid in het bestemmingsplan
Afwijkingsbeleid
Duidelijkheid bieden in welke gevallen gebruik kan worden gemaakt van toegekende afwijkingsbevoegdheden.
De toetscriteria zijn opgenomen in de “Nota afwijkingsregels ruimtelijke ordening 2012”
H6. Beleid Ruimtelijke Ordening
Het bevoegd gezag moet beschikken over:
1. bestemmingsplanbeleid;
2. afwijkings- en wijzigingsbeleid;
3. beleid buitenplanse afwijkingsbevoegdheden.
Uitwerking:
Ad. 1. Bestemmingsplanbeleid
a. Alle bestemmingsplannen zijn actueel en niet ouder dan 10 jaar.
b. Bestemmingsplannen worden binnen de gemeente integraal ontwikkeld. Voor de bestemmingsplannen wordt één systematiek gehanteerd.
c. Bestemmingsplannen worden getoetst op handhaafbaarheid.
d. Het gehele grondgebied van de gemeente is belegd met bestemmingsplannen.
Ad. 2. Afwijkings- en wijzigingsbeleid
In de regels van bestemmingsplannen zijn criteria opgenomen voor de toepassing van de in een plan opgenomen wijzigingsbevoegdheden. In de toelichting en/of regels van bestemmingsplannen wordt opgenomen wanneer gebruik kan worden gemaakt van de wijzigings- en afwijkingsbevoegdheden.
Ad. 3. Beleid buitenplanse afwijkingsbevoegdheden
De gemeente Barendrecht heeft beleidsregels (Nota afwijkingsregels ruimtelijke ordening 2012) voor ieder lid van de in artikel 4 Bijlage II Besluit omgevingsrecht Bor genoemde gevallen. Hiermee kan bepaald worden in welke gevallen het verlenen van een omgevingsvergunning op basis van de ‘kruimelgevallenregeling’ wenselijk is.
H7. Monitoring
De kwaliteitseisen vereisen dat een gemeente moet handelen op grond van een systematiek van monitoring van het proces van vergunningverlening, de resultaten en voor zover mogelijk de effecten hiervan. Monitoring is het periodiek meten van dezelfde parameters of indicatoren. Monitoring vindt in ieder geval plaats op de doelstellingen/prioriteiten genoemd in het strategisch beleidskader.
1. De monitoring van de kwaliteit en resultaten van de vergunningverleningsactiviteiten is tenminste gericht op de volgende producten/elementen:
a. aantal en aard ingediende aanvragen;
b. aantal besluiten op basis van de ingediende aanvragen;
c. aantal afgehandelde meldingen onderverdeeld in relevante categorieën;
d. aantal besluiten onderverdeeld naar relevante categorieën;
e. aantal ingediende bezwaren/beroep en percentage gehonoreerd;
f. tijdigheid van de geleverde producten;
g. de effecten van afgegeven vergunningen voor de kwaliteit van de fysieke leefomgeving;
h. de inhoudelijke kwaliteit van de producten.
2. De monitoring van aanvragen die in strijd zijn met het bestemmingsplan is tenminste gericht op:
a. de gronden op basis waarvan het afwijkingsbesluit is genomen;
b. de relatie tussen dergelijke aanvragen en de wettelijke termijnen.
Nadere uitwerking:
Monitoring vindt plaats op de volgende (afgeleide) indicatoren:
Vergunningverlening
Afgeleide indicatoren:
• Aantal ingediende aanvragen op het gebied van de activiteit Bouwen
• Aantal ingediende aanvragen op het gebied van de activiteit Sloop
• Aantal ingediende aanvragen op het gebied van de activiteit Inrit
• Aantal ingediende aanvragen op het gebied van de activiteit Kappen
• Aantal ingediende aanvragen op het gebied van de activiteit Uitvoering van werken
• Aantal ingediende aanvragen op het gebied van de activiteit Afwijkingen van het bestemmingsplan
• Voor afwijkingen van het bestemmingsplan: onderverdeling in binnenplanse ontheffingen, kruimelgevallen en 3.10 Wabo (grootschaliger afwijkingen waarop de uitgebreide voorbereidingsprocedure van toepassing is)
• Aantal ingediende aanvragen op het gebied van de activiteit Erfgoed (monumenten)
• Aantal ingediende aanvragen op het gebied van de activiteit Brandveilig gebruik
• Verdeling in enkelvoudige en meervoudige aanvragen en vergunningen
• Doorlooptijden van de diverse verleende omgevingsvergunningen
• Aantal afgehandelde (concept)aanvragen (besluiten)
• Aantal afgehandelde informatieverzoeken
• Doorlooptijden conceptaanvragen en informatieverzoeken
• Doorlooptijden interne adviezen
• Aantal ingediende bezwaarschriften tegen verleende en geweigerde vergunningen
• Uitkomsten van de afgeronde bezwaarschriftenprocedures
• Aantal ingediende beroepschriften
• Uitkomsten van de afgeronde beroepschriftenprocedures
• Aantal ingediende verzoeken tot voorlopige voorziening
• Uitkomsten van de afgeronde verzoeken tot voorlopige voorziening
• Aantal ingediende hogere beroepschriften
• Uitkomsten van de afgeronde hogere beroepschriftenprocedures
• Overzicht van het totaal aantal uren dat is besteed aan vergunningverlening
Brandweer
Afgeleide indicatoren:
• Aantal ingediende meldingen
• Aantal afgehandelde meldingen per categorie
• Doorlooptijden geaccepteerde meldingen
• Aantal ingediende bezwaren/beroep en percentage gehonoreerd
• Een evaluatie van de vergunningverleningsresultaten in het jaarverslag met aanbevelingen
Ruimtelijke Ontwikkeling
Afgeleide indicatoren:
• Aantal behandelde principeplannen
• Aantal actuele bestemmingsplannen of beheersverordeningen
• Aantal nog te actualiseren bestemmingsplannen
• Aantal afwijkingsbesluiten (3.10 Wabo)
• Categorisering afwijkingsbesluiten
• Aantal wijzigingsbesluiten
In 2016 is binnen de afdeling Vergunningverlening een project opgestart om met gebruik van het softwareprogramma Cognos de (management)informatie efficiënt te kunnen ontsluiten.
H8. Verantwoording van inzet, prestaties en resultaten
Een criterium binnen het kwaliteitssysteem is dat het bevoegd gezag een systematiek ontwikkelt om intern en extern verantwoording af te leggen voor de werkzaamheden rond vergunningverlening en de resultaten en effecten hiervan.
De verantwoording zal bestaan uit een jaarverslag waarin de gegevens en informatie vanuit de monitoring wordt verwerkt. In het jaarverslag worden analyses uitgevoerd en geëvalueerd. Op basis van de evaluatie wordt bepaald in hoeverre aandachtspunten of prioriteiten binnen het vakgebied moeten worden bijgesteld. Dit vertaalt zich naar het jaarlijks op te stellen “Uitvoeringsprogramma Wabo-vergunningen”. Het jaarverslag wordt ter kennisneming naar de gemeenteraad gestuurd.
H9. Interne en externe afstemming
Op basis van de kwaliteitseisen moet het bevoegd gezag zorg dragen in de voorbereiding en uitvoering van haar vergunningstaken voor interne en externe afstemming voor alle procesfasen.
De interne afstemming omvat ten minste:
a. afstemming tussen vergunningverlening en toezicht & handhaving;
b. afstemming met overige relevante organisatieonderdelen.
De externe afstemming omvat ten minste:
a. het maken van afspraken in het kader van bestuursovereenkomsten en regionale samenwerking;
b. specifiek voor vergunningverlening omvat de externe afstemming tenminste:
1. het maken van afspraken met partijen voor gevallen waarin toestemmingen aanhaken in de Wabo (Ministeries, Provincie, Waterschap);
2. het maken van afspraken met de Brandweer inzake de bouw- en gebruiksvergunning.
c. specifiek voor afwijkingsbesluiten
1. afstemming met Provincie en het rijk (strijdigheid provinciale/rijksplannen, structuurvisies)
2. overleg met de regionale brandweer.
Interne afstemming:
Afstemming tussen vergunningverlening en toezicht & handhaving
De Wabo-coördinator en de toezichthouder stemmen af over o.a. de handhaafbaarheid van de vergunning, maken afspraken over het uit te oefenen toezicht bij (wijzigingen in de) vergunningverlening en doen een legalisatietoets bij het afwijken van een vergunning.
Afstemming tussen vergunningverlening met overige relevante organisatieonderdelen
In het vergunningenproces zijn afspraken gemaakt met de relevante specialisten binnen andere (ruimtelijke) afdelingen. Via het proces van mede-advisering wordt de vergunningencoördinator (digitaal) voorzien van adviezen van andere organisatieonderdelen op basis van één Wabo-brede werkwijze en wordt gebruik gemaakt van standaardformulieren. Indien noodzakelijk wordt over een uitgebracht mede-advies overleg ingepland.
Vergunningsaanvragen waarvoor een buitenplanse afwijking van het bestemmingsplan nodig is, worden binnen de afdeling Advies Ruimte in een vakoverleg besproken. Een Wabo-coördinator van de afdeling Vergunningverlening neemt aan dit overleg deel. De welstandsadvisering vindt plaats door de welstandscommissie (Vereniging Dorp, Stad en Land). Wekelijks komen de gedelegeerden de ingediende bouwplannen op welstandscriteria toetsen. Een Wabo-coördinator is secretaris van het welstandsoverleg.
Externe afstemming:
1. Het maken van afspraken in het kader van regionale samenwerking
Bij het maken van afspraken in regionaal verband sluiten we aan bij de DCMR en de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond (verder VRR). Bij specifieke toestemmingen waarbij wordt aangehaakt aan de Wabo, kan afstemming met het Ministerie van Economische Zaken (groene wetten), het Ministerie van OC&W (Monumentenwet), de provincie Zuid-Holland en het Waterschap Hollandse Delta nodig zijn. De samenwerkingsafspraken die zijn gemaakt met deze instanties lopen goed. De DCMR en de VRR stellen ieder jaar een uitvoeringsprogramma (jaarplan) op.
2. Specifiek voor afwijkingsbesluiten: afstemming met de provincie Zuid-Holland en het rijk (strijdigheid provinciale/ rijksplannen , structuurvisies)
Er vindt geen structureel overleg plaats met de provincie Zuid-Holland. In voorkomende complexe gevallen wordt wel contact opgenomen met de contactpersoon van de provincie die voor de gemeente Barendrecht is aangewezen en volgt, indien noodzakelijk, een digitale uitwisseling plaats. Daarnaast wordt er wel periodiek geëvalueerd met de provincie over de samenwerking op het gebied van ruimtelijke plannen.
Schematische weergave
afstemmingsoverleggen
in het kader van
Wabo
-vergunningverlening
Overlegstructuren
Betrokken partijen
Inhoud
frequentie
BWT regio-overleg Rijnmond gemeenten
Rijnmondgemeenten + DCMR + management
Samenwerking door diverse ontwikkelingen op het vakgebied
2x per jaar
Afdelingsoverleg Wabo-vergunningverlening
Management, Wabo-Coördinatoren, beleidsmedewerkers
Ontwikkelingen, knelpunten e.d.
1x per vier weken
Groot inspecteursoverleg Wabo
Wabo Coördinatoren, vergunningenjuristen, handhavingsjuristen, beleidsmedewerkers, toezichthouders, management
Raakvlakken vergunningverlening en toezicht & handhaving
1x per zes weken
Vakoverleg afdeling Ruimte
RO-medewerkers, stedenbouwkundigen, vakspecialisten (overig), Wabo-coördinator
Beoordeling buitenplanse afwijking van het bestemmingsplan
1x per week
Integraal Handhavingsoverleg (IHO)
DCMR, VRR, Politie, juristen vergunningverlening, juristen handhaving
Integrale benadering van de handhavingsgevallen binnen de gemeente
1 x per 6 weken
Werkgroep brandpreventie
Preventiespecialisten VRR en Wabo-coördinatoren
Overleg met aanvrager omgevingsvergunning in het kader van toetsing aanvragen omgevingsvergunningen bouw aan wetgeving brandveiligheid
Op ad hoc basis (afhankelijk van behoefte)
Welstand
Wabo-coördinator en gedelegeerden welstandscommissie
Tijdens het vergunningenproces wordt beoordeeld of wordt voldaan aan redelijke eisen van welstand
Wekelijks
Monumenten-commissie
Vertegenwoordiging Wabo-coördinator in Monumenten-commissie
Tijdens het vergunningenproces wordt onderzocht of een bouwplan voldoet aan de monumentenverordening. Er vindt afstemming plaats met de welstandscommissie
op ad hoc basis (afhankelijk van behoefte)
Div. projecten
Vertegenwoordiging juristen, beleidsmedewerkers, Wabo-coördinatoren
Bijvoorbeeld met de VRR of de DCMR
op ad hoc basis
Participantenoverleg
Beleidsmedewerkers Milieu en Wabo
Bij de DCMR
2 of 3 keer per jaar.
Portefeuillehouders-overleg
Afdelingshoofd, Wabo-coördinator, portefeuillehouder
Bij bestuurlijk relevante aanvragen
1 x per maand
H10. Kwaliteitsborging
Als kwaliteitseis is gesteld dat het bevoegd gezag handelt op grond van een systematiek van interne borging (beschrijving, toetsing, verbetering) van de wijze waarop de werkzaamheden beheerst worden uitgevoerd.
De systematiek kent de volgende elementen:
1. een directievertegenwoordiger: Een lid van het management wordt aangesteld als vertegenwoordiger. Deze is verantwoordelijk voor het ontwikkelen en in stand houden van het kwaliteitssysteem en het rapporteren over de werking. Deze verantwoordelijkheid betreft alleen het proces en niet de inhoud. Hij beschikt hiervoor over de nodige bevoegdheden;
2. kwaliteitsbeleid en doelstellingen: het bevoegd gezag draagt zorg voor de uitvoering van een kwaliteitsbeleid, dat past bij de gewenste kwaliteit van de bedrijfsgebonden omgevingstaken. Het beleid geeft hier de gewenste focus in aan, die wordt geconcretiseerd in specifieke doelstellingen. Deze zijn gericht op het continu verbeteren van de effectiviteit van het kwaliteitssysteem en wordt jaarlijks, op basis van de uitkomsten van een directiebeoordeling, geëvalueerd en zo nodig bijgesteld;
3. kwaliteitsprogramma/kalender met vaste meet- en bijstuurmomenten: Het bevoegd gezag stelt jaarlijks een plan van aanpak/kwaliteitsprogramma vast, waarin wordt aangegeven hoe het bevoegd gezag invulling denkt te geven aan haar kwaliteitsbeleid en de doelstellingen. Voor het opstellen en bewaken van het plan maakt zij gebruik van de planning en control cyclus;
4. werkwijze voor het registreren en managen van verbeterpunten: het bevoegd gezag hanteert verbetermechanismen waarmee bijstelling van procesbeschrijvingen mogelijk wordt gemaakt;
5. interne audits op de procedure en de producten: het bevoegd gezag beschikt over een gedocumenteerde procedure voor het uitvoeren van interne kwaliteitsaudits, de minimale audit frequentie is vastgesteld op eens per 4 jaar;
6. meten en sturen op klanttevredenheid: klanttevredenheid wordt periodiek gemeten en het bevoegd gezag neemt de resultaten ervan mee in de uitvoering van het proces;
7. klachtenprocedure: het bevoegd gezag draagt aanvullend op de algemene klachtenregeling op grond van de Awb zorg voor het ontvangen, vastleggen en afhandelen van interne en externe klachten over de kwaliteit van de uitvoering van omgevingstaken voor het identificeren van verbeterpunten.
8. risico’s maatregelen en meetpunten per type werkproces: het bevoegd gezag brengt per type werkproces de belangrijkste risico’s in beeld (tijdigheid, kosten, juridische kwaliteit) en bijbehorende maatregelen, op vaste momenten in het proces;
9. protocollen voor de voorbereiding en uitvoering van haar taken;
10. standaarden voor projectdossiers: in aanvulling op de archiefwet geldt voor elke beoordeling dat een projectdossier dient te worden bijgehouden: alle documenten die op de beoordeling betrekking hebben moeten hierin worden opgeslagen. Het bevoegd gezag legt hiervoor een standaard vast.
Ad. 1
Het domein Veiligheid (i.c. de afdeling Vergunningverlening) is verantwoordelijk voor de taken, zoals die zijn aangegeven in hoofdstuk 3 van dit vergunningenbeleidsplan (probleemanalyse). De domeindirecteur is verantwoordelijk voor het kwaliteitssysteem en de rapportage.
Ad. 2 + 3
In de programmabegroting is een paragraaf opgenomen over risico-inventarisatie en weerstandsvermogen. Jaarlijks worden diverse instrumenten benut om de kwaliteit van de vergunningverlening te beschouwen en te evalueren en aan te passen wanneer een kwaliteits-verhoging kan of moet worden gehaald. Met de verschillende jaarverslagen en jaarprogramma’s op het gebied van vergunningverlening en de diverse auditing- en vergelijkingsinstrumenten, is er een voldoende brede basis en zijn er voldoende bijstuur-en verbetermomenten ingebouwd in de cyclus van planning en control.
Ad. 4
Er wordt een jaarlijkse cyclus van programmering gehanteerd (uitvoeringsprogramma Wabo), uitvoering (uitwerking in domeinplan, afdelingsplan) en evaluatie (jaarverslag). Inventariseren van verbeterpunten en de doorvoering hiervan zijn voortdurende aandachtspunten.
Ad. 5
Eens per vier jaar wordt een kwaliteitsaudit gehouden. Binnen de BAR-organisatie zijn mensen en middelen beschikbaar om dit soort audits te ondersteunen. In 2013 en 2014 zijn lean-projecten uitgevoerd onder leiding van processpecialisten om de processen te optimaliseren. Het vergunningenproces Wabo is in 2015 volledig nieuw in kaart gebracht.
De informatie en gegevens die vanuit de jaarlijkse monitoring (zie hoofdstuk 7) worden verkregen, worden in de jaarverslagen vermeld. In de jaarverslagen worden de gegevens geëvalueerd en geanalyseerd. In opvolgende jaren wordt de informatie van voorgaande jaren meegenomen om de uitkomsten aan elkaar te spiegelen. Zo kunnen leerpunten, trends en knelpunten worden bepaald met het doel verbeteringen door te voeren. Ook klanttevredenheidonderzoeken geven een indruk van de kwaliteit van de uitvoering van de werkzaamheden. De financiële rechtmatigheid van de verleende vergunningen wordt jaarlijks getoetst door de accountant.
Ad. 6
Binnen de gemeente Barendrecht worden regelmatig klanttevredenheidsonderzoeken gehouden. De uitkomsten/verbeterpunten worden meegenomen in de beleidscyclus.
Ad. 7
De klachten worden afgehandeld volgens de wettelijke bepalingen van de Algemene wet bestuursrecht. Binnen de gemeente Barendrecht is een klachtenprocedure aanwezig.
Ad. 8
Jaarlijks worden de risico’s geanalyseerd en deze worden meegenomen in de procesoptimalisatie.
Ad. 9.
In de administratieve organisatie zijn procesbeschrijvingen en protocollen vastgelegd. Deze protocollen zijn in hoofdstuk 15 nader uitgewerkt en beschreven.
Ad. 10.
De informatie wordt opgenomen in vergunningsdossiers, inclusief de brieven die over de zaak worden verzonden en vervolgens vastgelegd in de diverse digitale systemen. De processen voor de Wabo-vergunningverlening zijn vastgelegd in het vakinhoudelijke voortgangssysteem Key2vergunningen. Deze inrichting is gebaseerd op de in hoofdstuk 15 genoemde protocollen en werkwijzen die Wabo-breed zijn geformuleerd.
Dit maakt het mogelijk dat alle documenten van een bepaald dossier, van initiatieffase tot uiteindelijke vergunning en bezwaar/beroepsfase, in het gewenste “projectdossier” worden opgeslagen.
H11. Organisatorische condities
Eén van de kwaliteitseisen houdt in dat het bevoegd gezag organisatorische condities moet scheppen om de gestelde doelen te bereiken. De organisatorische condities zijn vooral van toepassing op de afdelingen Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving en Advies Ruimte binnen de BAR-organisatie. Dezelfde organisatorische condities gelden voor de DCMR en de VRR die namens het bevoegd gezag (college) werkzaamheden uitvoeren.
De organisatorische condities omvatten:
1. een scheiding tussen vooroverleg en vergunningverlening;
2. een scheiding tussen vergunningverlening en handhaving;
3. documentatie op persoonsniveau: wordt voldaan aan de verschillende eisen voor kritieke massa en opleidingen en wie wordt ingezet op welke processen/aandachtsvelden;
4. regelingen voor het buiten de eigen organisatie beleggen van vergunnings-, toezicht- en handhavingstaken;
5. een bereikbaarheid- en beschikbaarheidsregeling voor buiten kantooruren, ook buiten kantooruren moeten burgers melding kunnen doen van incidenten of acute klachten over overtredingen kunnen uiten;
6. het borgen van persoonlijke onafhankelijkheid/integriteit:
- vergunningverleners, toezichthouders en handhavers nemen een onafhankelijke positie in ten opzichte van de bij het opstellen van plannen betrokken organisaties/instanties/bureaus of bedrijven;
- om te voorkomen dat andere belangen dan de wettelijke eisen en vastgestelde strategische en operationele beleidskaders domineren tijdens het proces van vergunningverlening, is de verantwoordelijkheid voor de realisatie van initiatieven (door de eigen organisatie) gescheiden van die voor vergunningverlening;
- scheiding op personeelsniveau bij aanvragen in strijd met het bestemmingsplan/inpassingplan tussen de (ruimtelijke) advisering over de aanvraag en het opstellen van het advies over het afwijkingsbesluit. Deze scheiding is niet noodzakelijk voor de voorbereiding en het schrijven van het afwijkingsbesluit indien de beslissing hierover al gemaakt is.
7. het bevoegd gezag beschikt over kwalitatieve en kwantitatieve voorzieningen en hulpmiddelen die de taakuitvoering informatietechnisch, vakinhoudelijk, technisch, juridisch en administratief mogelijk maken.
Ad. 1. Geen scheiding tussen vooroverleg en vergunningverlening
Hoewel dit niet overeenkomt met de kwaliteitseis, wordt er geen scheiding aangebracht tussen het proces van vooroverleg en vergunningverlening. Binnen de gemeente Barendrecht is het juist erg belangrijk dat de klant een vast aanspreekpunt heeft gedurende het gehele vergunningentraject (vooroverleg en aanvraagfase). De Wabo-coördinatoren zijn dit aanspreekpunt. De Wabo-coördinatoren regisseren de aanvraag en de vergunning vanaf het moment van het indienen van het eerste schetsplan tot aan de uiteindelijke afgifte van de vergunning. Zij vragen andere vakdisciplines om adviezen over volledigheid en de inhoud van de ingediende stukken en bewaken de voortgang in het gehele traject. Tijdens het gehele vergunningenproces (inclusief het vooroverlegtraject) blijft één Wabo-coördinator verantwoordelijk voor het project. Zo weet de klant altijd bij wie hij of zij terecht kan met vragen of voor adviezen.
Na verlening van de vergunning wordt de zorg voor het contact met de klant overgedragen aan een Wabo-buiteninspecteur tijdens realisatie en ingebruikneming.
Ad. 2. Een scheiding tussen vergunningverlening en handhaving
Binnen de gemeente Barendrecht wordt de scheiding tussen vergunningverlening en handhaving als volgt gerealiseerd:
• op object/dossierniveau (de persoon die het vergunningendossier heeft behandeld, verricht geen handhavingstaken in hetzelfde dossier);
• op persoonsniveau (een medewerker heeft niet tegelijkertijd zowel vergunningverlening als handhaving in zijn taakomschrijving);
• op organisatieniveau (vergunningverlening en handhaving vinden plaats vanuit gescheiden afdelingen);
• op bestuurlijk niveau (verschillende portefeuillehouders voor vergunningverlening en handhaving).
Ad. 3. Documentatie op persoonsniveau: wie voldoet aan de verschillende eisen voor kritieke massa en wie wordt ingezet op welke processen/aandachtsvelden
Het afdelingshoofd maakt met de medewerkers afspraken over de uit te voeren taken/aandachtsvelden. Daarnaast wordt per medewerker bijgehouden welke opleidingen zijn gevolgd en welke opleidingen nog moeten worden gevolgd. In de kwaliteitscriteria zijn, naast procesmatige eisen, kwantitatieve eisen opgenomen over de minimale benodigde capaciteit om taken te kunnen uitvoeren. Aan de kritieke massa (minimaal aantal medewerkers per beleidsveld) wordt binnen de BAR-organisatie voldaan. Een aandachtspunt is dat er binnen de BAR-organisatie één specialist voor het taakveld bouwfysica aanwezig is. Op basis van de kwaliteitscriteria, moet de kennis van bouwfysica bij minimaal twee personen aanwezig zijn.
Om de kwaliteit binnen de BAR-organisatie nog beter te borgen is een samenwerkingsovereenkomst aangegaan met de afdeling Bouw- en Woningtoezicht van de gemeente Rotterdam (zie bijlage 4). Op collegiale wijze ondersteunen de gemeente Rotterdam en de BAR-organisatie elkaar. Bij de gemeente Rotterdam kan in het geval van bijzondere casussen, specialistisch advies worden ingewonnen. Dit is bijvoorbeeld het geval voor de bouwfysicus binnen de BAR-organisatie waardoor back-up voor die functie is geregeld. De ondersteuning/advisering vanuit de gemeente Rotterdam kan op alle Wabo-taken plaatsvinden (bv. ook op constructief gebied). Met het aangaan van de samenwerkingsovereenkomst worden eventuele (tijdelijke lacunes) in het voldoen aan de kwaliteitscriteria (bv. afwezigheid van medewerkers door ziekte), opgevuld. Daarnaast wordt samenwerking gezocht in het organiseren van kennisbijeenkomsten en bij het organiseren van opleidingen.
Ad. 4. Regelingen voor het uitbesteden van vergunningverleningstaken
Het afhandelen van vergunningen en het uitvoeren van toezichtstaken op het terrein van milieuvergunningen(-meldingen) zijn belegd bij de DCMR. In het door de DCMR opgestelde “VTH-uitvoeringsplan 2012-2017”, zijn de VTH-kwaliteitseisen benoemd. Daarnaast zijn tussen de DCMR en de gemeente Barendrecht werkafspraken gemaakt in de vorm van jaarplannen. De VRR behandelt omgevingsvergunningen (of meldingen) voor brandveilig gebruik. Ook daar worden jaarlijks werkafspraken over gemaakt. Op het gebied van vergunningverlening is daarnaast de advisering op het gebied van welstand en monumenten uitbesteed aan respectievelijk de welstandscommissie en de monumentencommissie. Bij het uitbesteden is een criterium dat de organisatie die de uitbestede werkzaamheden uitvoert, moet voldoen aan de door de wet gestelde kwaliteitseisen. Dit is het geval.
Ad 5. Een bereikbaarheid- en beschikbaarheidsregeling voor buiten kantooruren
Binnen de BAR-organisatie is een wacht- en waakdienst aanwezig die buiten de kantooruren via een alarmnummer door burgers of bedrijven kan worden bereikt. De Wabo-inspecteurs worden dan via een kanspiket door de dienstdoende medewerker van de wacht- en waakdienst op de hoogte gebracht van een eventuele klacht of een melding. De Wabo-buiteninspecteur neemt de klacht of melding daarna direct in behandeling en onderneemt zo nodig actie. De Wabo-buiteninspecteur neemt de communicatie met de klager/melder verder voor zijn rekening.
Ad. 6. Het borgen van persoonlijke onafhankelijkheid/integriteit
Wabo-medewerkers hebben een onafhankelijke positie ten opzichte van aanvragers van vergunningen. Wanneer er enige relatie buiten het werk om is met een aanvrager, zullen zij niet de behandeling van de aanvraag op zich nemen. De aanvraag wordt overgedragen naar een onafhankelijke collega.
Wanneer de eigen organisatie (of een gelieerde organisatie) een aanvraag doet, hebben Wabo-medewerkers een onafhankelijk positie in het behandelen van de aanvraag zonder dat andere belangen van de eigen organisatie de inhoudelijke behandeling kunnen beïnvloeden.
Voor het borgen van persoonlijke integriteit wordt het vastgestelde integriteitsbeleid binnen de BAR-organisatie gevolgd. De medewerkers hebben op ambtseed verklaard zich integer te zullen gedragen in het uitoefenen van hun taak.
Ad. 7. Het bevoegd gezag beschikt over kwalitatieve en kwantitatieve voorzieningen en hulpmiddelen die de taakuitvoering
informatietechnisch
, vakinhoudelijk, technisch, juridisch en administratief mogelijk maken
Binnen de gemeente Barendrecht zijn adequate voorzieningen en hulpmiddelen aanwezig.
H12. Uitvoeringsondersteunende voorzieningen
De vergunningverleningsorganisatie moet beschikken over voldoende kwantitatieve en kwalitatieve voorzieningen en hulpmiddelen die de taakuitvoering informatietechnisch, juridisch en administratief mogelijk maken.
Uitwerking:
De uitvoeringsondersteunende voorzieningen omvatten ten minste:
• een geautomatiseerd systeem voor de registratie en monitoring van vergunningverlening;
• een geautomatiseerd systeem voor planning, programmering en voortgangsbewaking van de vergunningverlening;
• een goede staat van onderhoud en kalibratie van de apparatuur en de instrumenten die worden gebruikt;
• bibliotheek en naslagwerken.
In onderstaand overzicht zijn de geautomatiseerde producten/systemen opgenomen binnen de BAR-organisatie die relevant zijn voor het uitvoeren van de vergunningverlening.
Programmatuur/software
Doel
leverancier
beheerder
Key2Vergunningen/BWT4All/
OVX4All/OLO/Verseon
Registratie, monitoring, voorgangsbewaking, planning en programmering van vergunningverlening
Centric/Rijk
Applicatiebeheerder afdeling Vergunningen
Cognos
Genereren managementinformatie, analyse gegevens
IBM
Afdeling informatievoorziening/ Administratie afdeling Vergunningen
Software constructies
Software ter ondersteuning controle constructieve berekeningen. Modules: Balkroosters V5, Construct V5, Damwanden V5, Funderingen op staal V5, Kolomwapening V5, Liggers V5, MN-kappa V5, Palen verticaal V5, Profielmutatie V5, Raamwerken V5, Verbindingen V5, Wapeningstabellen V5.
Technosoft
Constructeurs
NEN Connect Bouwbesluit
Raadplegen normen die worden aangeroepen in het Bouwbesluit
NEN
Gemeentelijk NEN-beheerder
De beschikbare vakliteratuur en andere bronnen waaruit vaktechnische informatie wordt gehaald, is weergegeven in onderstaand overzicht.
Vakliteratuur
Cement
Betoniek
Bouwen met Staal
Geotechniek
Bouwkwaliteit in de praktijk (VBWTN)
eDIS van Kluwer
Bronnen
Mailings en website Vereniging Bouw- en Woningtoezicht Nederland
Mailing “Omgeving in de praktijk”
Diverse (al dan niet met abonnement) internetbronnen (Rijk, VNG e.d.)
Abonnement Kluwer Navigator (juridische databank)
Rechtspraak.nl--- uitspraak zoeken---, ruimtelijke plannen.nl
Wabo-medewerkers binnen de afdeling Vergunningverlening zijn betrokken in diverse netwerken. Te noemen zijn:
- Lidmaatschap Vereniging Bouw- en Woningtoezicht Nederland;
- Participatie Regionaal Overleg Bouwconstructies Zuid-West;
- Participatie Centraal Overleg Bouwconstructies (COBc);
- Participatie Vereniging Omgevingsrecht (deelname +/- 25 gemeenten in Zuid-Holland);
- Participatie in Rijnmondberaad Bouw- en Woningtoezicht (regio Rotterdam).
H13. Vastleggen capaciteit en financiële middelen in begroting
Op basis van de kwaliteitscriteria moet het bevoegd gezag zorgdragen voor de afstemming tussen de bestuurlijk vastgestelde doelen/prioriteiten , de inzet van de personele en financiële middelen en de borging hiervan in de begroting.
Uitwerking:
Om de vergunningsstaken te kunnen uitvoeren worden middelen ingezet zoals personeel en hulpmiddelen (apparatuur en instrumenten). De personele capaciteit en de benodigde hulpmiddelen worden geborgd in de begroting.
Onder financiële middelen worden alle middelen verstaan die nodig zijn voor het financieren van in principe alle in de kwaliteitscriteria genoemde elementen. Op deze wijze wordt een adequate uitvoering van vergunningstaken verzekerd.
De borging is verankerd in de systematiek van de Planning en Control cyclus (hierna P&C cyclus) van de gemeente Barendrecht. De P&C cyclus gaat over het maken van afspraken en het monitoren van de realisatie daarvan. Dit proces vindt binnen de gemeente Barendrecht op verschillende niveaus plaats. De programmabegroting en de programmarekening zijn de twee bekendste producten uit de P&C-cyclus. Andere jaarlijks terugkerende producten uit de P&C-cyclus zijn de tussenrapportages. Dit zijn de P&C-producten voor de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders. Voor de interne beheersing van de processen werkt de gemeente Barendrecht op basis van een concernplan en de daarvan afgeleide domeinplannen, afdelingsplannen en individuele werkplannen.
De gemeenteraad stelt jaarlijks de begroting vast. De programmabegroting bestaat uit een aantal hoofdthema’s. Deze hoofdthema’s zijn gebaseerd op het lopende coalitieakkoord. De programma-begroting brengt de begroting van het komende jaar in beeld en kijkt hierbij 4 jaar vooruit. De programmabegroting bestaat uit dynamische producten en structurele aspecten.
De structurele wettelijke taken zijn als specificaties per bestuurlijk product vastgelegd. Dit is bestaand beleid in de begroting. Aan deze specificaties zijn financiële middelen (genoemd lasten) gekoppeld. Mutaties in de formatie vinden plaats op basis van besluitvorming in de budgetcyclus.
In het jaarlijks vast te stellen “Uitvoeringsprogramma Wabo-vergunningen” wordt een verbinding gelegd tussen de werkzaamheden en de hiervoor benodigde formatie (zie hoofdstuk 14).
Reservering middelen voor permanente her- en bijscholing
De reservering van middelen voor permanente her- en bijscholing zijn rechtstreeks in het opleidingenbudget van de afdeling Vergunningverlening opgenomen.
H14. Uitvoeringsprogramma Wabo-vergunningen
Op basis van de kwaliteitscriteria moet de gemeente jaarlijks een “Uitvoeringsprogramma Wabo-vergunningen vaststellen. In dit programma worden de doelstellingen met de daarbij gestelde prioriteiten uitgewerkt in een concreet werkplan. In het werkplan wordt de verbinding gelegd met de benodigde formatie om de werkzaamheden adequaat uit te voeren. Nieuwe ontwikkelingen en ervaringen van het voorgaande jaar worden doorvertaald naar de uitvoering. Het “Uitvoeringsprogramma Wabo-vergunningen” wordt ter kennisname naar de gemeenteraad gestuurd.
H15. Protocollen en werkinstructies
De gemeente moet op basis van de kwaliteitscriteria beschikken over protocollen en werkinstructies. De protocollen omvatten tenminste een uitwerking in procedurebeschrijvingen en/of werkinstructies in lijn met de strategie voor vergunningverlening en de objec
Terug naar het vergunningen overzicht
Details van vergunning
- BeschrijvingVergunningenbeleidsplan Wabo 2017 - 2021 gemeente Barendrecht
- Soortofficielepublicaties ()
- Gepubliceerd op21-04-2022
- Start21-04-2022
- Straatnaam
- Postcode