Besluit vervanging analoge archiefbescheiden 2021 van de gemeente Barendrecht
13-04-2022
Besluit vervanging analoge archiefbescheiden 2021 van de gemeente Barendrecht
College van de gemeente Barendrecht Overwegende dat;
- de archivaris positief heeft geadviseerd over dit vervangingsbesluit;
- behoudens de gemeentesecretaris, de griffie en de medewerkers van de griffie heeft de gemeente geen personeel in dienst. De overige ambtenaren zijn namelijk vanaf 2014 in dienst van de Gemeenschappelijke Regeling BAR-organisatie:
- de BAR-organisatie op grond van artikel 4 en 5 Gemeenschappelijke Regeling BAR-organisatie bij mandaat belast is met de uitvoering van de (wettelijke) taken van de deelnemende gemeenten
Gelet op:
- de regeling van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 6 december 2012 nr.
- WJZ/466161 (10265), tot wijziging van de Archiefregeling in verband met het stellen van nadere regels omtrent vervanging;
- artikel 7 van de Archiefwet.
- Artikel van het Besluit Informatiebeheer Barendrecht 2014
besluit(en):
Artikel 1 1. over te gaan tot vervanging door digitale reproducties van de analoge archiefbescheiden die op grond van de geldende “ Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen vanaf 1 januari 2020. Vastgesteld Staatscourant 11143, 26 februari 2020. 2. reproductie geschiedt op de wijze zoals omschreven in het vastgestelde handboek vervanging 2021
Artikel 2 Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van bekendmaking van dit besluit op de website Overheid.nl
Artikel 3 Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit vervanging analoge archiefbescheiden 2021 van de gemeente Barendrecht
Aldus besloten d.d. 08 februari 2022
College van burgemeester en wethouders van de gemeente Barendrecht. De secretaris, dhr. G.J. Bravenboer
de burgemeester, dhr. G. Veldhuizen
Toelichting In het kader van volledig digitaal werken digitaliseert de BAR-Organisatie alle ingekomen en uitgaande papieren post volgens de procedures zoals vermeld in het bijgevoegde Handboek en neemt een besluit om de op deze wijze gedigitaliseerde papieren documenten te mogen vernietigen.
Bijlage 1 Generiek handboek voor het vervangen van analoge door digitale documenten ingevolge de geldende selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2021
Inleiding
Op 1 januari 2014 zijn de gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk een samenwerking aangegaan in de Gemeenschappelijke Regeling (GR) BAR-organisatie. De BAR gemeenten maakten allemaal gebruik van het Document Management Systeem (DMS) Verseon. De gemeente Barendrecht vanaf december 2005, de gemeente Albrandswaard vanaf mei 2008 en de gemeente Ridderkerk vanaf 1 januari 2013. Hierbij werd de inkomende papieren post gescand en geregistreerd in Verseon. De interne en uitgaande stukken werden door de medewerkers zelf in Verseon gezet. De GR BAR-organisatie is per 1 januari 2014 gestart met het gebruik van een gezamenlijke Verseon voor de hele organisatie. In juni en juli 2015 is de informatie (brondocumenten en meta-data) uit Verseon Barendrecht, Verseon Albrandswaard, Verseon Ridderkerk en Corsa (Ridderkerk) gemigreerd naar (BAR) Verseon. In 2016 is een handboek vervanging opgesteld. Dit generiek handboek voor het vervangen van analoge door digitale documenten is voor een groot deel op het handboek van 2016 gebaseerd. Waar nodig is het handboek 2016 aangepast. De BAR-organisatie streeft naar volledig digitaal werken. Hiervoor wordt vanaf 2014 het bovenvermelde documentmanagementsysteem (DMS) ingezet. Vanaf 2018 wordt er gewerkt met het zaaksysteem Green Valley. Bijna alle processen oftewel zaken binnen de BAR zijn al digitaal. Papieren te registeren inkomende post wordt gescand en digitaal in behandeling genomen. 1 Het doel van de digitale vervanging is voor de BAR-organisatie is:
• volledig digitaal werken;
• het bewerkstelligen van een efficiënte en doelmatige bedrijfsvoering, mede door een betere beschikbaarstelling en beheersing van de archiefbescheiden;
• bevorderen van de kwaliteit van het proces en het product;
• het doorbreken van een onwenselijke situatie waarbij dezelfde archiefbestanddelen zowel in fysieke als in digitale vorm worden bewaard wat extra werkdruk en kosten met zich meebrengt.
Dit generiek Handboek beschrijft de vervanging door de BAR van de analoge archiefbescheiden die op grond van de geldende Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen en die zijn gerelateerd aan het takenpakket van de BARgemeenten, behoudens de uitzonderingen en specifieke uitzonderingen. Het vervangingsproces, inclusief kwaliteitsprocedures om de kwaliteit van de digitale archiefexemplaren te waarborgen, wordt beschreven in het Handboek
1. Algemene verantwoordelijkheden en bevoegdheden
In dit hoofdstuk staan de wettelijke kaders beschreven die van toepassing zijn voor het opstellen van het Handboek Vervanging en het nemen van het Besluit Vervanging. Ook komen de taken en verantwoordelijkheden rondom het vervangingsproces aan bod.
1. Aspecten die een rol spelen bij vervanging
1.1. Vervanging
• Op grond van artikel 7 van de Archiefwet zijn de colleges van Burgemeester en Wethouders bevoegd om documenten te vervangen door reproducties, teneinde aldus vervangen bescheiden te vernietigen.
• Op grond van de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 artikel 6 lid 2, is de gemeente verplicht tot het publiceren van een besluit tot vervanging, met daarbij een verantwoording van de wijze waarop toepassing is gegeven aan artikel 2, eerste lid, onderdelen c: de waarde van de documenten als bestanddeel van het cultureel erfgoed en het belang van de in de documenten voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.
• De regels waaraan moet worden voldaan, zijn terug te vinden in de Archiefregeling.2
• Volgens de Archiefregeling BAR-Organisatie 2014 draagt het dagelijks bestuur zorg voor de archiefbescheiden van de BAR-organisatie, voor zover die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats.
• Op basis van het Besluit Informatiebeheer van de Gemeenschappelijke Regeling BAROrganisatie 2014, is de directieraad aangewezen als beheereenheid van de archiefbescheiden, voor zover die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (art.2).
• Volgens artikel 9 van het Besluit Informatiebeheer, is het hoofd van de beheereenheid belast met het geheel van de informatievoorziening voor de onder hem ressorterende taken alsmede met het beheer van de documenten van de beheereenheid voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
• Volgens artikel 2 van Het Besluit Informatiebeheer is dit mede van toepassing op documenten die ingevolge de voor de gemeente geldende selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, tenzij in dit besluit anders is bepaald.
1.2. Verantwoordelijkheden
Dagelijks Bestuur
Dagelijks Bestuur is op grond van de Archiefwet bestuurlijk verantwoordelijk voor de zorg voor de archiefbescheiden van de BAR-Organisatie en voor het besluit tot vervanging voor vernietigbare en permanent te bewaren archiefbescheiden.
Hoofd van de beheereenheid
Het hoofd van de beheereenheid I-Services is door de directieraad belast met de zorg voor een verantwoord informatiebeheer. Het hoofd van de beheereenheid is eigenaar van het vervangingsproces.
Teamleider IServices
De teamleider I-Services voert aansturende taken uit met betrekking tot het vervangings-proces. De Teamleider coördineert de uitvoering van het beleid zoals het ontvangen, digitaliseren (scannen), registreren en het beheren van de in het digitale beheersysteem aanwezige documenten. De Teamleider stuurt de medewerkers van het cluster I-Services aan.
Archivaris
De archivaris is belast met het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte documenten. Wanneer er een majeure wijziging plaatsvindt binnen het vervangingsproces moet een positief advies van de archivaris worden verkregen, alvorens het Besluit Vervanging kan worden genomen.
Informatie-Adviseur I-services
De Informatieadviseur adviseert directie, bestuur en de organisatie over de inrichting van de informatievoorziening. Daarnaast voert hij de jaarlijkse interne audit op het vervangingsproces uit, controleert periodiek de kwaliteit van de scans en draagt zorg voor een actueel Handboek Vervanging.
Team I-Services
De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het informatiebeheer in het digitale beheerssysteem ligt bij het Team I-Services. I-Services staat voor informatiediensten en behoort in de organisatie tot het cluster Facilitair.
Het proces bestaat uit een aantal activiteiten. De eerste is de registratie van zowel de analoge (na inscannen) als digitale (e-mails) ingekomen post. De laatste activiteit is het (digitaal) archiveren. De processen worden beschreven in de bijlage 8.
Applicatiebeheerder
De zaaktypen worden beheerd in de applicatie I–navigator en gekoppeld aan het zaaksysteem Green Valley.
2. Reikwijdte en uitzonderingen.
Dit hoofdstuk beschrijft de vervanging door de BAR-gemeenten van de analoge archiefbescheiden die op grond van de geldende Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen en die zijn gerelateerd aan het takenpakket van de BARgemeenten, behoudens de uitzonderingen (2.2). Dit Handboek en het bijbehorende vervangingsbesluit beperken zich tot de volgende drie routinematige werkprocessen die documenten uiteindelijk digitaal zullen opslaan in het centrale Zaaksysteem
• Het digitaliseren van inkomende post.
• Het digitaliseren van uitgaande post.
• Het digitaliseren van intern aangemaakte documenten.
Het besluit geldt uitdrukkelijk voor deze processen die door cluster I-Services worden uitgevoerd en niet voor andere zaken bij andere clusters. Analoge archiefbescheiden die niet door I-Services worden geregistreerd vallen buiten de scope van dit vervangingsbesluit.
2.1. Omschrijving te vervangen archiefbescheiden
De vervanging betreft alle papieren inkomende, interne en uitgaande archiefbescheiden die zijn ontvangen of opgemaakt vanaf de inwerkingtreding van het Vervangingsbesluit. De interne en uitgaande archiefbescheiden komen alleen in aanmerking indien ze zijn verrijkt. Bijvoorbeeld als een paraaf of natte handtekening is vereist of wanneer relevante aantekeningen zijn aangebracht. De digitaal opgemaakte of ontvangen documenten, ook digital born documenten genoemd, worden direct digitaal opgeslagen, geregistreerd en gearchiveerd en vallen derhalve niet onder de vervanging. De categorieën archiefbescheiden zijn uitgewerkt in de eerder vermelde geldende selectielijst voor de gemeenten. De selectiegrond-slag, bewaartermijnen en verdere van belang zijnde gegevens zijn vastgelegd in de zaaktypen.
2.2. Uitzonderingen
Als fysieke documenten juist door hun drager, vorm of betekenis een meerwaarde hebben, dan worden deze niet vervangen. Digitale vervanging is onverenigbaar met het belang, bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel d van het Archiefbesluit 1995, voor zover het vervanging betreft van documenten:
• die krachtens verdragen of op grond van wettelijke bepalingen in hun oorspronkelijke vorm moeten worden bewaard;
• die wel voor vervanging in aanmerking komen, maar door hun vorm niet gescand kunnen worden, of waarvan de scan geen natuurgetrouwe weergave kan zijn van het origineel. Het gaat hier bijvoorbeeld om maquettes, monsters, documenten met watermerken etc.;
• waardepapieren en documenten die een grote (financiële) waarde vertegenwoordigen. Het origineel wordt bewaard als de meerwaarde van het document erbij het digitaliseren er niet uitkomt. Het betreft in ieder geval:
○ Getekende notariële akten;
○ Getekende overeenkomsten met andere overheden, afhankelijk van de belangrijkheid;
○ Polissen, afhankelijk van de belangrijkheid;
○ Aktes van de burgerlijke stand;
○ Bankgaranties (deze moeten terug gestuurd worden);
• waarvan het vanuit historisch oogpunt onwenselijk is deze te vernietigen na scannen. Hierbij gaat het om de intrinsieke waarde van het document. Elementen en kenmerken die van belang zijn bij de beantwoording van de vraag of sprake is van documenten met intrinsieke waarde zijn:
○ De uiterlijke vorm van het bestanddeel is van belang voor de kennis van de technologische ontwikkeling (glasnegatief, kerfstok);
○ Het document heeft esthetische of artistieke waarde;
○ Het document heeft unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken (zegels, watermerken en dergelijke);
○ Het document is zo oud dat het daaraan zeldzaamheidswaarde ontleent; o Het document heeft aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject;
○ Er bestaat twijfel over de authenticiteit van het bestanddeel, waarbij alleen onderzoek van de originelen uitsluitsel kan geven;
○ Het document is van aanzienlijk belang, vanwege de directe relatie met beroemde of historisch belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen;
○ Het document is van belang als documentatie voor de oprichting of wettelijke grondslag van een institutie;
○ Het document is van belang om geformuleerd beleid op het hoogste beleidsniveau binnen een bestuurslaag c.q. in de organisatie te documenteren.
Indien een dergelijk document met een intrinsieke waarde voorkomt dan zal dit document indien mogelijk gedigitaliseerd en toegankelijk worden gemaakt met behulp van het zaaksysteem, maar niet worden vervangen. In het zaaksysteem wordt in de bijbehorende registratie opgenomen dat het archiefstuk nog analoog beschikbaar is en er wordt aangegeven wat de vindplaats is in de archiefruimte of archiefbewaarplaats.
3. Vervangingsproces
Het vervangingsproces bestaat uit een aantal activiteiten, namelijk: selectie, voorbereiding scannen, scannen, registratie, doorzetten naar behandelaar, vernietiging van de fysieke archiefbescheiden en controle op de kwaliteit. Het doorlopen van deze activiteiten zorgt ervoor dat er een juiste en volledige vervanging van papierendocumenten door digitale exemplaren plaats vindt. Het proces is ingericht op basis van de eisen die vanuit de Archiefregeling aan het vervangingsproces worden gesteld. Hieronder volgt een kort beschrijving van de handelingen binnen het vervangingsproces toegespitst op de verwerking van binnenkomende poststukken. De handelingen zijn verder uitgewerkt in bijlage 8.
3.1. Inrichting van het vervangingsproces
In het kader van het vervangingsproces houdt I-Services zich bezig met het selecteren, scan klaar maken, scannen, registreren, beheer in het zaaksysteem kwaliteitscontrole en vernietiging van de archiefbescheiden. De clusters en teams zijn verantwoordelijk voor het aanbieden aan I-Services van archiefbescheiden die het vervangingsproces nog niet hebben doorlopen. Dit is ook van toepassing op inkomende documenten die niet via het reguliere kanaal zijn binnengekomen. Hierbij valt te denken aan stukken die onderhands aangeboden zijn. Deze stukken worden naar I-Services gebracht of gestuurd. Zij zorgen vervolgens voor scanning en registratie. Dit geldt ook voor interne en uitgaande documenten die uitgeprint zijn en daarna voorzien van belangrijke aantekeningen, parafen of “natte” handtekening. Deze worden door scanning gedigitaliseerd en als digitaal origineel toegevoegd als nieuwe versie aan de bestaande registratie of als een nieuwe registratie. Het scannen van inkomende, interne en uitgaande archiefbescheiden is een taak van I-Services. Een uitzondering hierop is de door de medewerkers van de afdelingen zelf gescande documenten via de multifunctionals die op centrale plaatsen in de gemeentehuizen staan. Deze documenten worden door scanning gedigitaliseerd en als digitaal origineel toegevoegd als nieuwe versie aan de bestaande registratie of als een nieuwe registratie. I-Services bestaat uit de volgende rollen voor het vervangingsproces
- Post sorteren (A)
- Post openen en selectie registratie(B)
- Voorbereiden scannen (C)
- Scannen (D)
- Registreren (E)
- Archiveren (F)
- Controleren kwaliteit (G)
- Opdrachtverstrekking tot vernietigen (H)
- Vernietiging (I)
- Audit (J)
Het vervangingsproces ziet er schematisch als volgt uit.
Stap
Wie
Activiteit
Toelichting
1.
PostNL/Koeriersdienst
Aanleveren post
De postzakken worden bezorgd door PostNL en Koeriersdienst
2.
Bode
Aanlevering post van receptie en brievenbus
De bode bezorgt de post die afgegeven
is bij de receptie of in de brievenbus van de gemeentehuizen
3.
A
Sorteren post
Op grootte en NAW
4.
B
Opening post
Alle post wordt geopend m.u.v. aanbestedingen en post voor burgemeester en raadsleden Albrandswaard
5.
B
Selectie registratie
Er wordt geselecteerd of poststukken geregistreerd dienen te worden
6.
C
Voorbereiden scannen
Ontdoen van hechtingsmateriaal en bijvoegen scheidingsvel
7.
D, G
Scannen (eerste controlemoment)
De post wordt gescand, Controle op juistheid, volledigheid en leesbaarheid van de scans in Kofax
7a.
D
Herscannen (n.a.v. controle in Kofax)
Wanneer juistheid, volledigheid of leesbaarheid scan niet correct is
8.
E, G
Registratie post (tweede controlemoment)
De post wordt geregistreerd in het zaaksysteem. Controle op juistheid, volledigheid en leesbaarheid van de scans
8a.
D
Bij-,na scannen
(n.a.v. controle bij registratie)
Wanneer juistheid, volledigheid of leesbaarheid scan niet correct is of scan wordt vervangen
9.
F
Opslag post
De fysieke originelen worden opgeslagen in numerieke dozen
10
D
Herscannen (n.a.v. rappel behandelaar)
Wanneer juistheid, volledigheid of leesbaarheid scan niet correct is
11.
H
Opdrachtverstrekking vernietiging
Opdracht tot vernietiging
12.
I, J
Vernietiging
De fysieke originelen worden na 3 maanden vernietigd
13.
J
Audit
Controle uitvoering proces
3.2. Procedure selecteren archiefbescheiden voor het vervangingsproces
De inkomende archiefbescheiden worden door de medewerkers met rol B in verschillende groepen verdeeld. Ze worden op onderwerp en op basis van de in bijlage 7 genoemde selectiecriteria verdeeld. Het resultaat is dat alle archiefbescheiden die vallen binnen de selectiecriteria aangeboden worden aan de medewerkers met rol C voor het scanproces. De uitvoering van de selectie van interne en uitgaande archiefbescheiden die gedigitaliseerd moeten worden valt onder de verantwoordelijkheid van de domeinen en afdelingen. Zodra archiefbescheiden onder de selectiecriteria voor vervanging vallen worden ze aangeboden aan I-Services om te scannen en op te nemen in het zaaksysteem.
3.3. Scannen en controleren
3.3.1. Voorbereidingen scannen
Selectie van documenten die onleesbaar zijn, lastig te scannen of erg omvangrijk zijn Medewerkers met rol C selecteert deze documenten. Indien mogelijk wordt naar praktische oplossingen gezocht zoals het opvragen van een digitaal exemplaar.
Ontdoen van hechtmiddelen en plastic
Medewerkers ontdoen de archiefbescheiden voor scanning van nietjes, ringbanden, paperclips, gelijmde kaften, plastic en/of andere voorwerpen die het scannen onmogelijk maken.
Selecteren archiefbescheiden op formaat
Medewerkers selecteren alle archiefbescheiden op formaat A3 en kleiner en formaat groter dan A3 tot en met maximaal A0.
Plaatsen van scheidingsvellen
Medewerkers maken van de te scannen documenten een stapel en plaatsen tussen de documenten een scheidingsvel. Deze scheidingsvellen zorgen ervoor dat de scansoftware in de stapel verschillende documenten kan herkennen.
Oneffenheden
Oneffenheden aan de originelen kunnen het scanproces moeilijker maken. Denk bijvoorbeeld aan perforatiegaatjes, gaatjes van nietjes, ezelsoren, gekreukeld papier, etc. Als de scanner dit herkent, zal de scanner stoppen. De medewerker moet dan het origineel bekijken en bijvoorbeeld het papier losmaken, gladmaken, etc. Daarna legt de medewerker het papier weer in de scanner. Documenten worden voor het scannen voorzien van een stempel met daarop de datum van ontvangst. Deze werkzaamheden worden door een medewerker van I-Services uitgevoerd.
3.3.2. Scannen
Kiezen batchclass
Medewerkers met rol D kiezen een batchclass in het scanprogramma Kofax. In een batchclass is het scanproces beschreven. Er zijn speciale batchclasses voor elk speciaal doel van de post. De batch BAR_Post In is bijvoorbeeld voor de reguliere ingekomen post.
Scan de batch
Een batch is het totaal aantal documenten welke worden gescand met 1 enkele scanopdracht. Zolang de batch niet gesloten wordt, kunnen documenten worden toegevoegd. De scanmedewerker kan de opdracht geven om 1 pagina te scannen of alle pagina’s welke in de scanner liggen.
Controleer de gemaakte scan
Zodra het scannen klaar is, komen alle scans op het scherm te staan. Links komt een totaal te staan, rechts de geselecteerde pagina op juist formaat. De eerste pagina is automatisch geselecteerd. Door meerdere pagina’s te selecteren kunnen groepen van pagina’s tegelijk worden aangepast. Opdrachten voor het corrigeren van de scan kunnen gegeven worden door een snel keuze menu welke opkomt door met de rechtermuisknop te klikken op de geselecteerde pagina(s). Bovendien zijn bovenaan het scherm knoppen met dezelfde functies. Hieronder volgen de opties die de medewerker kan kiezen.
Kantelen van de pagina’s
Sommige pagina’s staan niet recht. Door het klikken op de knop Draaien Links of Draaien Rechts wordt de geselecteerde pagina gekanteld.
Vervangen van pagina’s
Wanneer een pagina vervangen moet worden omdat hij bijvoorbeeld niet goed leesbaar is, legt de scanmedewerker de betreffende pagina in de scanner met de juiste kant naar boven. Daarna geeft de scanmedewerker de opdracht Replace. De bovenkant van de betreffende pagina welke in de scanner ligt, wordt gescand. Deze wordt gezet over de huidig geselecteerde pagina heen.
Invoegen van pagina’s
Wanneer een pagina toegevoegd moet worden, legt de scanmedewerker de in te voegen pagina(s) in de scanner met de juiste kant naar boven. Daarna geeft de scanmedewerker de opdracht Insert. De scan wordt gezet op de plaats van de geselecteerde pagina, de geselecteerde pagina schuift 1 plaats naar beneden.
Verwijderen van pagina’s
Pagina’s kunnen verwijderd worden door de betreffende pagina’s te selecteren en dan de delete opdracht te geven.
Aanpassen van de kwaliteit van de pagina
Als tijdens het controleren blijkt dat de kwaliteit van de scan onvoldoende is, kan de pagina aangepast worden door het kiezen van een andere scaninstelling en het herscannen van de pagina. Dat kan door rechtsboven in het scherm een andere scaninstelling te kiezen, daarna de pagina in de scanner te leggen en te kiezen voor de opdracht Replace. Zie voor scaninstellingen zie 6.3.
Sluit de batch
Zijn alle pagina’s in de batch goed, geeft de scanmedewerker de opdracht Close Batch. Dan sluit het scherm zich en komt het scherm weer in beeld voor het maken van een nieuwe batch.
3.3.3.
Bijscannen
en
nascannen
en
herscannen
Bijscannen
Is het toevoegen van pagina’s aan een scan. Deze scan staat al in het zaaksysteem. Dit kan voorkomen als tijdens het behandelen van documenten blijkt dat pagina’s ontbreken.
Nascannen
Is het vervangen van een scan. Deze scan staat al in het zaaksysteem. Dit kan voorkomen bij uitgaande post, waarop een “natte handtekening”, paraafjes of aantekeningen staan.
Herscannen
Het aantal pagina’s blijft hetzelfde. Deze scan staat al in het zaaksysteem. Dit komt voor als blijkt dat na registratie iets mis is gegaan bij het opslaan. De na, her bij te scannen archiefbescheiden moeten worden aangeboden aan I-Services. Zij verzorgen de genoemde werkzaamheden.
3.3.4. Registratieprocedure
Na de selectie doorlopen alle geselecteerde archiefbescheiden de registratieprocedure. Voorafgaand aan de registratie wordt nogmaals gecontroleerd of het document voor registratie in aanmerking komt. De registratie gebeurt in het Zaaksysteem vanaf het analoge document, pas na het digitaliseren wordt het digitale document in het Zaaksysteem opgeslagen en wordt het in het Zaaksysteem zichtbaar.
4. Proces van vernietiging van te vervangen documenten.
Als de analoge (papieren) documenten gescand en de kwaliteit van de scans na controle goed zijn, worden de originele documenten vernietigd. In de eerste fase van het vervangingsproces worden de analoge documenten in een numerieke serie opgeborgen. Eens per drie maanden worden de numerieke series aangeboden aan een extern bedrijf voor vernietiging. Deze vernietiging vindt bij dit bedrijf in huis plaats door middel van versnippering. Een verklaring van vernietiging wordt opgemaakt en deze wordt naar de BAR gestuurd ter archivering. Na elke vernietiging wordt een verklaring tot vervanging van archiefbescheiden opgesteld met een specificatie.
4.1. Consultatie en toetsing
In de toekomst zullen periodieke audits plaatsvinden. De I-Adviseur gaat half jaarlijks toetsen of het werkproces verloopt zoals beschreven in dit handboek. Hiervoor moet een checklist opgesteld worden. De gemeentearchivaris is verantwoordelijk voor het archieftoezicht (informatiebeheer) op de niet overgebrachte archiefbescheiden. Het toezicht wordt tweejaarlijks uitgevoerd.
4.2. Bevoegdheid tot vernietiging
De wettelijke grondslag voor vervanging is vastgelegd in artikel 7 van de Archiefwet 1995. Bepalingen voor de uitvoering van deze bevoegdheid zijn terug te vinden in de artikelen 2, 6, 8 van het Archiefbesluit 1995 en in hoofdstuk 3a van de Archiefregeling. Op grond van de Archiefregeling BAR-organisatie 2014 is het dagelijks bestuur verantwoordelijk voor het beheer van de documenten, voor zover niet overgebracht naar de archiefbewaarplaats, en daarmee voor de vernietiging. De praktische uitvoering ligt in handen van medewerkers van het team I-Services. De uitgebreide vernietigingsprocedure is opgenomen in bijlage 6.
5. Kwaliteitsprocedures
Elke digitale reproductie moet een getrouwe weergave van het origineel vormen. Het vervangingsproces moet zodanig zijn ingericht dat aan die eisen (juistheid, volledigheid, leesbaarheid en terugvindbaarheid) wordt voldaan. Controle is nodig om een constante kwaliteit te waarborgen en aan te kunnen tonen.
5.1. Visuele kwaliteitscontrole
In de hoofdstukken 3 en 4 is de procedure beschreven van het scan- en vernietigingsproces. Verdere uitwerking volgt in bijlage 6. Tijdens deze procedures vinden meerdere malen visuele controles plaats. Tijdens deze controles gaat de aandacht uit naar de volgende punten.
Juistheid
- Is het document geheel gescand?
- Zijn de documenten ‘recht’ gescand en is er, bijvoorbeeld door scheefliggen, geen tekst of beeld weggevallen?
- Staat het beeld recht, dan wel incorrect horizontaal of verticaal op de pagina (juiste bladspiegel)?
- Zijn er tekeningen met valse vouwen gescand en dus met lijntjes die niet op het origineel staan?
- Komen de afmetingen overeen met het origineel?
Volledigheid
- Zijn alle documenten gescand?
- Is van iedere pagina de voor- en achterkant gescand?
- Zijn alle bijlagen gescand?
- Worden alle kleuren overgenomen?
- Treedt geen kleurverlies op?
- Zijn alle details compleet (zijn lijnen of letters onderbroken, mist er informatie aan de rand van het beeld, zijn beelden gecropt of incompleet)?
- Komen de kleuren overeen met die van het origineel (bv. dichtheid van zwarte vlakken, die te licht of te donker zijn)?
Leesbaarheid
De inhoudelijke informatie van de documenten die betekenisvol is en die op het origineel zichtbaar is, moet op scan ook goed zichtbaar zijn:
- Is het kleinste detail leesbaar gescand (het kleinste lettertype, duidelijke leestekens, ook bv. decimaalpunten of –komma’s)?
- Is de scherpte van het beeld vergelijkbaar met het origineel (bv. minder scherp of te scherp, onnatuurlijke scherpte, halo’s rond de randen)?
- Is er voldoende contrast? Voor tekstbestanden moet een hoog contrast bestaan tussen de tekst en de achtergrond. Afbeeldingen in grayscale moeten overeenkomen met het origineel.
Er moet een heldere overgang zijn tussen wit en zwart van de scan (barcodes!).
- Is sprake van verlies van scanlijnen, enkele of meerdere, in de scan, wit of zwart?
- Is sprake van herhaalde scanlijnen of herhaalde pixel op opvolgende scans (consistente vlek op elke scan op dezelfde plek).
De aanwezigheid van artefacten
- Artefacten zijn afwijkingen die alleen visueel kunnen worden vastgesteld, zoals onder meer:
○ horizontale of verticale strepen;
○ pixelverstoringen door vet of vuil op de lens of glasplaat;
○ weerspiegelingen;
○ andere vervormingen en effecten.
Indien de kwaliteit niet voldoende is, wordt de scan opnieuw uitgevoerd. Waarbij wel gehanteerd wordt: een slecht fysiek origineel levert een slechte scan op. Blijft de kwaliteit van de scan slecht dan kan gekozen worden voor een andere instelling. Zie voor scaninstellingen zie 6.3.
5.2. Steekproeven
In de eerste fase gaat de medewerker met rol G of een daartoe aangewezen medewerker maandelijks een steekproef uitvoeren. De medewerker haalt uit een recente numerieke doos 20 stukken die gescand en geregistreerd zijn. Hierbij wordt het volgende gecontroleerd.
- Juistheid
- Volledigheid
- Leesbaarheid
- Vastgelegde meta-data
- Gescand in PDF/A 1a
- OCR
Indien de kwaliteit niet voldoende is, wordt de betreffende medewerker hierop aangesproken en verzocht het geconstateerde aan te passen. Zit de fout in de software dan zal dit besproken worden met de betreffende applicatiebeheerder en/of de leverancier.
5.3. Beeldkwaliteit
Er zijn diverse richtlijnen betreffende de beeldkwaliteit. In Nederland worden vaak de richtlijn van Metamorfoze gebruikt.3 Deze richtlijn is gebruikt als basis om een eigen invulling te geven.
5.3.1. Eisen en kwaliteit aan beeldkwaliteit
De organisatie scant alle archiefbescheiden in kleur. Er is gekozen voor kleur omdat:
- Scans in kleur realistischer zijn, dit is prettiger werken voor de medewerker;
- Bepaalde afbeeldingen, grafieken en schema’s zijn na het scannen in zwart/wit niet meer leesbaar;
- De grootte van de bestanden van scans in grijstinten, zwart/wit en in kleur maakt niet veel uit;
- Voor het scannen van blijvend te bewaren stukken is het belangrijk het document zo authentiek mogelijk te maken als het origineel;
- Bij het scannen van documenten in zwart/wit is er een kans op informatieverlies. Als op de documenten dingen staat waarbij de kleur bepalend is, gaat dat verloren als deze documenten in zwart/wit gescand worden.
Een belangrijke reden om voor kleur te kiezen is ook omdat onze scansoftware werkt met tekstherkenning door middel van Optical Character Recognition (OCR). Scannen in kleur wordt aangeraden omdat het aanzienlijk betere tekstherkenningsresultaten geeft. OCR, is een vorm van optische tekenherkenning, waarbij uit een afbeelding van een tekst door middel van patroonherkenning alle tekens uit de afbeelding als zodanig worden herkend en apart opgeslagen door een programma. Zo wordt de afgebeelde tekst omgezet in een bewerkbare tekst. In het zaaksysteem kan vervolgens op deze woorden gezocht worden. Tijdens het scannen wordt er geen compressie toegepast dit om kwaliteitsverlies hierdoor te voorkomen. De parameters staan op 300 ppi omdat dit aangeraden wordt omwille van de tekstherkenning. Indien de kwaliteit niet voldoende blijkt bij de controle, wordt de scan opnieuw uitgevoerd door de scanmedewerker. Blijft de kwaliteit van de scan slecht dan kan gekozen worden voor een andere instelling in de scansoftware (handmatig). Zie voor de andere instellingen zie 6.3. Er is een norm voor het controleren van de scankwaliteit. De basis is de leesbaarheid van de kleinste letter in het alfabet, de “e”. Als de letter op de scan goed leesbaar is, is de resolutie goed genoeg. Wij scannen met een resolutie van 300 ppi (pixels per inch). Tekst gescand met een resolutie van 300 ppi en met de kleinste letterhoogte van 0,90 mm 300 x 0,0039 x 0,90 = 10,53: 2 = 5,26 (de norm is 5).
5.3.2. Consultatie en toetsing
De scanners worden gecontroleerd als onderhoud noodzakelijk is. Na maximaal 5 jaar worden de scanners vervangen door een nieuwe exemplaren. De glasplaten worden eens per week gecontroleerd en schoongemaakt. Bovendien worden de glasplaten schoongemaakt als tijdens het scannen blijkt dat de glasplaat vuil is. Dat is te herkennen aan strepen en/of vlekken op de scans welke niet op het origineel staan. In het vervangingsproces (scanproces) worden de scans tijdens de scan- en registratiefase tweemaal gecontroleerd. In eerste aanleg direct na het scannen en voor het vrijgeven van de scanbatch. De volgende controle vindt plaats door de registrator van de gescande batch. Indien de kwaliteit niet voldoende is, wordt de scan opnieuw uitgevoerd. Blijft de kwaliteit van de scan slecht dan kan gekozen worden voor een andere instelling (handmatig). Zie voor de mogelijke instellingen zie 6.3. Als blijkt dat de kwaliteit van de scan onvoldoende is door het scanapparaat, wordt een extern bedrijf gebeld. Dit bedrijf stuurt een monteur om het probleem op te lossen.
6. Technische infrastructuur
6.1. Technische inrichting (beheersmaatregelen)
De organisatie hanteert voor de toegang tot de digitale documenten in het zaaksysteem een autorisatie gebaseerd op het proces en rollen. Hierin zijn de rechten ten aanzien van raadplegen, muteren en verwijderen geregeld. De verantwoordelijkheid voor het digitaal archief is apart geregeld en belegd bij afdeling Informatiebeheer vakgebied I-Services. De integriteit van digitale archiefbescheiden is gewaarborgd. Het is niet mogelijk om een scan bij ingekomen zaken te verwijderen. Na het archiveren van een zaak is het niet mogelijk om de opgeslagen metadata te verwijderen. Na het verzenden van uitgaande documenten wordt deze definitief gemaakt door I-Services (vinkje zetten op het formulier). Hierna is de metadata niet meer te wijzigen. De organisatie beschikt over een calamiteitenplan en herstelprocedures. De backup wordt regelmatig (minimaal eens per dag) uitgevoerd door de afdeling Automatisering. Dit is een standaard proces. In de twee gemeentehuizen in Ridderkerk en Barendrecht staan de datacentra. Bij calamiteiten kan gewisseld worden tussen de 2 centra. De backup wordt gemaakt in Albrandswaard. Een kopie van de back up bevindt zich op een andere locatie dan de gemeentehuizen.
6.2. Hard- en software
Voor het scannen van de te vervangen documenten wordt gebruik gemaakt van de kleurenscanners Kodac i3450 en Canon DR-6010C voor het formaat A3 en kleiner. Voor het formaat groter dan A3 tot en met maximaal A0 wordt gebruik gemaakt van de Contex HD Ultra 3630 en de Aficio MP W2400. De scanners zijn niet ingesteld op het automatisch corrigeren van de scans. Dat gebeurt in de scansoftware Kofax. Wat de scanners doen is de controle op dubbele pagina invoer. Dat wil zeggen ze controleren of de scanner geen meerdere pagina’s tegelijk scant. Alle scaninstellingen controleren daarop. Voor het scannen van enveloppen is een aparte scaninstelling. Bij deze instelling is de controle op dubbele papier invoer uitgezet. Deze scaninstelling is alleen bedoeld voor het scannen van enveloppen en niet voor andere post. Anders bestaat de kans dat scans incompleet zijn. De software die wordt gebruikt voor het scannen van de documenten bestaat uit het scanplatform Kofax. We gebruiken Kofax Virtual ReScan (VRS) voor het verbeteren van de scans. We gebruiken Kofax Transformation Modules (KTM), voor het uitgebreid kunnen herkennen van gegevens op scans. De specificaties van Kofax, KTM en VRS worden genoemd in bijlage 6. Op dit moment zetten we KTM in voor het scannen van de rapportages en brieven voor cliëntendossiers WIZ (Werk, inkomen en zorg). KTM gaat ingezet worden bij het uitbreiden van “de digitale postkamer”.
Scaninstellingen en –profielen:
We onderscheiden scaninstellingen en scanprofielen. De volgende scaninstellingen en -profiel zijn de standaard instelling:
1. Scaninstellingen
a. Resolutie 300 ppi
b. Grayscale Depth (External) 8-bit (256 gray levels)
c. Color Depth (External) 24-bit (16.7 million colors)
d. Papersize maximum
e. Ligging Staand
f. Dubbele pagina herkenning (dubbelzijdig scannen)
2. Scanprofiel
a. Edge fill aan
b. Hole fill aan
c. Delete blank pages aan
d. Auto deskew aan
e. Auto crop aan
f. Auto brightness aan
g. Auto rotate
Deze instellingen geven de beste resultaten. Andere scaninstellingen: _Envelop _Foto _Grijs _Kleur _Zwart/wit
Verschil scanprofiel en scaninstelling:
Het verschil is dat scaninstellingen afhankelijk zijn van het type scanner, terwijl scanprofielen dat niet zijn. Beide hebben een naam. Als er een scaninstelling is met dezelfde naam als het scanprofiel, wordt ook de scaninstelling ingeladen. Is er geen aparte scaninstelling dan kiest Kofax een algemeen profiel.
Beheer scaninstellingen en scanprofielen:
Instellingen kunnen aangepast worden in Kofax. Er zijn 2 mogelijkheden, de een met algemene instellingen, de andere met meer geavanceerde instellingen. Algemene instellingen zijn o.a. de ligging, het papierformaat, kleurinstelling. Meer geavanceerde instellingen zijn o.a. het bijsnijden, weghalen van perforatiegaatjes en het verwijderen van lege pagina’s. Scaninstellingen gelden alleen voor 1 bepaald type scanner. Als een scaninstelling ook ingesteld moet worden voor een ander type scanner, moet dat apart ingesteld worden. Is een bepaalde scaninstelling goed, kan deze worden opgeslagen. Dat kan op het scanstation of op de Kofaxserver. Is de scaninstelling opgeslagen op de pc, geldt die instelling alleen voor de scanner die is aangesloten. Is de scaninstelling opgeslagen op de server, geldt die scaninstelling voor alle scanstations met een scanner van hetzelfde type. Nieuwe scaninstellingen gelden alleen voor nieuwe scans. Voor het registratieproces en opslag van documenten is het zaaksysteem Green Valley in gebruik. Vanuit het scanproces en de scan software worden de documenten op een server geplaatst. Green Valley haalt vanaf die plaats de documenten op voor registratie. Na registratie worden de documenten uit Kofax verwijderd en het van metadata voorziene document bewaard al naar gelang de bewaartermijn.
6.3. Bestandsformaten
In het zaaksysteem kunnen verschillende bestandsformaten worden opgeslagen. De gescande documenten worden standaard opgeslagen in PDF-A 1a. Dit formaat is geschikt voor duurzame opslag en is doorzoekbaar. De standaard PDF/A-1 is bedoeld voor archivering van documenten. Archivering wil in dit verband zeggen het duurzaam toegankelijk houden van documenten gedurende een langere periode. De visuele weergave van deze documenten blijft gegarandeerd, ongeacht de applicaties of systemen die nodig zijn om de documenten te beheren. De correcte visuele weergave is van belang in het kader van authenticiteit en betrouwbaarheid van documenten. De standaard is een subset van PDF (Portable Document Format) versie 1.4. PDF bestaat sinds 1993 en is al meerdere jaren een de facto standaard. PDF/A-1 bevat twee toepassingsniveaus: ◦Niveau B (PDF/A-1b) beperkt zich tot correcte visuele weergave van het document door de tijd heen. ◦Niveau A (PDF/A-1a) bevat meer eigenschappen, gericht op structuur en semantiek van de documenten. Documenten die zijn opgeslagen conform PDF/A-1a hebben niet alleen eenzelfde uiterlijk als het origineel, maar zijn bijvoorbeeld ook gestructureerd te doorzoeken. Op het moment dat brondocumenten definitief worden (status gearchiveerd) in het DMS, worden de bestanden omgezet naar bestandsformaat PDF/A 1b.
7. Vervangingsbesluit
7.1. Vervangingsbesluit
Zaaknummer: 387882
Besluit tot digitale vervanging van archiefbescheiden
Doorlopende machtiging voor vernietiging van analoge archiefbescheiden verwerkt door I-Services
Naam van de zorgdrager
Dagelijks bestuur BAR-organisatie Gelet op:
- de regeling van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 6 december 2012 nr. WJZ/466161 (10265), tot wijziging van de Archiefregeling in verband met het stellen van nadere regels omtrent vervanging; - artikel 7 van de Archiefwet.
besluit(en): Artikel 1
1. over te gaan tot vervanging door digitale reproducties van de analoge archiefbescheiden die op grond van de fungerende “ Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen vanaf 1 januari 2020. Vastgesteld Staatscourant 11143, 26 februari 2020.
2. reproductie geschiedt op de wijze zoals omschreven in het vastgestelde handboek vervanging 2021
Artikel 2 Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van bekendmaking van dit besluit in [titel van betreffende medium noemen bv. Gemeenteblad] . Artikel 3 Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit vervanging analoge archiefbescheiden 2021 van de door I-Services ontvangen analoge ingekomen post Voorzitter van het Dagelijks Bestuur dhr. H. Cats Plaats, datum BAR-Organisatie
Toelichting
In het kader van volledig digitaal werken digitaliseert de BAR-Organisatie alle ingekomen en uitgaande papieren post volgens de procedures zoals vermeld in het bijgevoegde Handboek en neemt een besluit om de op deze wijze gedigitaliseerde papieren documenten te mogen vernietigen.
Bijlage
Generiek Handboek Vervanging 2021
7.2. Publicatie vervangingsbesluit
Ondergetekende dhr. H. Cats als voorzitter van het Dagelijks Bestuur van de BAR-organisatie deelt mee dat ter inzage is op de website een gemotiveerd besluit tot vervanging van archiefbescheiden voorkomend in de geldende selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen door reproducties en tot daaropvolgende vernietiging van de oorspronkelijke archiefbescheiden. Reproductie geschiedt op de wijze zoals omschreven in het vastgestelde, Generiek handboek voor het vervangen van analoge door digitale documenten ingevolge de selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen Tegen dit besluit kan iedere belanghebbende op grond van artikel 3.13 van de Algemene wet bestuursrecht schriftelijk aan de vertegenwoordiger van het Dagelijks Bestuur van de BAR-Organisatie uiterlijk op [vul datum in; termijn 8 weken] zijn/haar zienswijze naar voren brengen. Albrandswaard Datum Dagelijks bestuur van de BAR-organisatie Consultatie en toetsing Bij de totstandkoming van dit handboek is overleg geweest met de gemeentearchivaris en zijn inhoudelijke opmerkingen meegenomen. De gemeentearchivaris heeft ook een toetsing gedaan van het scan- en vervangingsproces in de praktijk door ter plekke het hele proces te laten doorlopen.
7.3. Concept verklaring tot vervanging van archiefbescheiden
Ondergetekende, beheerder van de archieven van [naam archiefvormer/zorgdrager] verklaart: dat op grond van het besluit [nummer vervangingsbesluit] van [zorgdrager] d.d. [datum] de in dat besluit genoemde en in de bijlage gespecificeerde archiefbescheiden zijn vervangen door digitale reproducties. De vervangen papieren archiefbescheiden zijn vernietigd door versnippering en verbranding door [naam vernietigingsbedrijf] op [datum] Plaats Datum Ondertekening: Bijlagen: Besluit [nummer] tot vervanging van archiefbescheiden d.d. [datum] Vervanging van analoge door digitale documenten die ingevolge de fungerende selectielijst voor gemeentelijke archiefbescheiden voor bewaring dan wel vernietiging in aanmerking komen
Bijlage
1 Scanner Kodak i3450
Alternate Views
Overview Specifications Support Reviews & Awards Videos Related Products
Throughput Speeds
i3200, i3250 ADF: Up to 50 ppm
Throughput Speeds at 200 dpi/300 i3400, i3450 ADF: Up to 90 ppm
dpi † (landscape, A4 size, black and white/grayscale/color)
i3500 ADF: Up to 110 ppm
Recommended Daily Volume
i3200/i3250 ADF: Up to 15,000 pages per day i3400/i3450 ADF: Up to 20,000 pages per day i3250/i3450 integrated A4 size flatbed: 100 pages per day i3500 ADF: Up to 25,000 pages per day
Scanning Technology
Dual CCD;
Grayscale output bit depth is 256 levels (8-bit); color capture bit depth is 48 bits (16 x 3); color output bit depth is 24 bits
(8 x 3)
Optical Resolution
600 dpi
Output resolution
100 / 150 / 200 / 240 / 250 / 300 / 400 / 500 / 600 dpi
Illumination
Dual LED
Operator Control Panel
Graphical LCD display with four operator control buttons
Max. / Min. Document Width
Auto-feed: 305 mm (12 in.) / 63.5 mm (2.5 in.)
Hand-feed: 305 mm (12 in.) / 50 mm (2 in.)
Max. / Min. Document Length
Auto-feed: 863.6 mm (34 in.) / 63.5 mm (2.5 in.)
Hand-feed: 863.6 mm (34 in.) / 50 mm (2 in.) (rear exit only)
Long document mode: 4.1 meters (160 in.) maximum length
(The scanners support continuous scanning mode)
Paper Thickness and Weight
34-413 g/m2 (9-110 lb.) paper
Feeder/Elevator
Up to 250 sheets of 80 g/m2 (20 lb.) paper; i3500: up to 300 sheets of 80 g/m2 paper
Paper Path Options
Documents can exit into the front output tray, or at the rear of the scanner if the straight-through paper path option is manually selected
Document Sensing
Ultrasonic multi-feed detection; Intelligent Document
Protection
Connectivity
USB 2.0; USB 3.0 Compatible
Software Support
Fully supported by KODAK Capture Pro Software and
KODAK
Asset Management Software
WINDOWS Bundled software: TWAIN, ISIS, and WIA drivers; KODAK Capture Pro Software Limited Edition; Smart Touch (LINUX SANE and TWAIN drivers available from www.kodakalaris.com/go/scanonlinux*); KOFAX certified
Barcode Reading
One per page: Interleaved 2 of 5, Code 3 of 9, Code 128,
Codabar, UPC-A, UPC-E, EAN-13, EAN-8, PDF417
Features in the Scanner
Bar Code Reading; Perfect Page Scanning; iThresholding; adaptive threshold processing; deskew; autocrop; relative cropping; aggressive cropping; electronic color dropout; dual stream scanning; interactive color, brightness and contrast adjustment; automatic orientation; automatic color detection; intelligent background color smoothing; intelligent image edge fill; image merge; content-based blank page detection; streak filtering; image hole fill; sharpness filter; auto brightness, special document mode; continuous scanning mode; toggle patch; auto photo cropping; segmented bitonal images
File Format Outputs
Single and multi-page TIFF, JPEG, RTF, BMP, PDF, searchable PDF
Warranty
Check with your local sales representative
Electrical Requirements
100-240 V (International); 50-60 Hz
Power Consumption
Off mode: <0.5 watts; Running: <49 watts; Sleep mode:
<2.8 watts
Environmental Factors
ENERGY STAR Qualified
Operating Temperature: 15-35° C (59-95° F)
Operating Humidity: 15% to 80% RH
Acoustical Noise
(operator position sound pressure
Off or Ready mode: <30 dB(A)
Operating mode: <60 dB(A); <66dB(A) i3500 only level)
Recommended PC
INTEL CORE i7 processor, 3.4 GHz or higher, 4 GB RAM or
Configuration
more (WINDOWS and LINUX)
Consumables Available
Roller cleaning pads, STATICIDE Wipes, consumables kit
(includes feed module, separation module, separation pad)
Accessories/Options
KODAK Legal Size Flatbed Accessory; KODAK A3 Size
Flatbed Accessory; document imprinting accessory (rearside, post-scan imprinting of up to 40 alphanumeric characters, with 11 imprinting positions)
Dimensions
i3200/i3400/i3500: Height: 9.4 in. / 23.8 cm; Width: 17 in. /
43.18 cm; Depth (with input tray closed): 14.6 in. / 37.1 cm i3250 / i3450: Height: 10.2 in. / 25.7 cm; Width: 17 in. /
43.18 cm; Depth (with input tray closed): 14.6 in. / 37.1 cm
Weight
i3200/i3400/i3500: Weight: 35 lbs / 15.8 kg
i3250/i3450: Weight: 39 lbs / 17.7 kg
† Throughput speeds may vary depending on your choice of driver, application software, operating system and PC *Smart Touch functionality is not supported on these Operating Systems ** Available for the i3200/i3250, i3400/i3450
Bijlage
2 canon DR-6010C
ALGEMENE PRODUCTINFORMATIE
Type
Desktopscanner voor losse vellen papier
Sensoreenheid voor scannen
3-lijns CMOS CIS-sensor
Optische resolutie
600 dpi
Lichtbron
RGB LED
Scanzijde
Voorzijde/achterzijde/dubbelzijdig
Interface
Dubbele interface (High Speed USB 2.0 en SCSI-3)
Afmetingen (b x d x h)
Lade gesloten: 318 x 278 x 185,5 mm (b x d x h)
Lade geopend: 318 x 545 x 187 mm (b x d x h) bij U-vormige baan
Gewicht
Ca. 6,5 kg
Energievereisten
AC 220 - 240 V (50/60 Hz)
Energieverbruik
Scannen: 30 W, Slaapstand: 2,2 W
Gebruiksomgeving
10 - 32,5 °C, vochtigheidsgraad: 20 - 80% relatieve vochtigheid
Naleving milieurichtlijnen
RoHS en ENERGY STAR
Zwart-wit
60 ppm / 120 ipm
Kleur
60 ppm / 120 ipm
Uitvoerresolutie
100 x 100 dpi, 150 x 150 dpi, 200 x 200 dpi, 240 x 240 dpi, 300 x 300 dpi, 400 x 400 dpi, 600 x 600 dpi
Uitvoermodus
Zwart-wit, foutdiffusie, geavanceerde tekstverbetering, geavanceerde tekstverbetering II, 8-bits grijstinten (256 niveaus), 24-bits kleur, high-speed tekstverbetering
Dagelijkse bedrijfscyclus
Ca. 7.500 scans per dag
Breedte
53 - 219 mm
Lengte
70 - 356 mm
Dikte
Automatische invoer/U-vormige baan: 52 - 128 g/m² (0,06 - 0,15 mm)
Automatische invoer/rechte baan: 52 - 128 g/m² (0,06 - 0,20 mm)
Extra invoer/U-vormige baan: 52 - 157 g/m² (0,06 - 0,20 mm)
Extra invoer/rechte baan: 52 - 546 g/m² (0,06 - 0,66 mm)
Modus voor lange documenten
Max. 3.000 mm (Kan worden aangepast in configuratiescherm van MS Windows)
Scannen van kaarten
Breedte: 53,0 mm, Lengte: 85,5 mm, Dikte: 0,76 mm (alleen rechte baan en extra invoer)
Papierscheiding
Rollensysteem
Invoercapaciteit
100 vel (80 g/m²)
-
Automatische detectie van paginaformaat, scheefstandcorrectie, blanco pagina's overslaan, tekstrichtingdetectie, automatische kleurdetectie, uitval kleur (RGB/aangepast), verbetering (RGB/aangepast), moiréverkleining, kleurdoorloop voorkomen/achtergrond verwijderen, randen verwijderen, batchscheiding, Patchcodescheiding (software), perforaties verwijderen, scangebied instellen, MultiStream™, systeem voor snel herstel, ultrasone detectie van dubbele invoer, registratie taken/gebruikers
Windows
ISIS/TWAIN-driver (Windows 2000 / XP / VISTA / 7 / 8 / 10) CapturePerfect Kofax VRS
Bijlage
3 Scanner
Contex
HD Ultra 3630
Contex
HD Ultra 3630
Bijlage
4. Kofax Capture 11, Virtual
ReScan
(VRS)
en
Kofax Transformation Modules
Intelligente documentverwerking met Kofax Transformation Modules Kofax Transformation Modules™ (KTM) is een onderdeel van het Kofax Capture platform, dat de verwerking van verschillende soorten documenten stroomlijnt tot gestructureerde elektronische informatie, en aflevert aan zakelijke systemen en processen. Het vervangt de handmatige verwerking van documenten: van het sorteren van de documenten, het classificeren en het handmatig invoeren van de meta data. Hierdoor worden de arbeidskosten aanzienlijk verminderd, de productiviteit en de kwaliteit van informatie gaan sterk omhoog, en de informatie is aanzienlijk sneller beschikbaar, wat van groot belang is voor de I-Serviceserse bedrijfsprocessen. KTM maakt het automatisch verwerken van facturen mogelijk, en zorgt in de Digitale Postkamer voor het automatisch classificeren van de post en de herkenning van meta data. Voordelen
• Hoge Return on Investment. De terugverdientijd van onze oplossingen is in het algemeen korter dan een jaar.
• Hogere verwerkingssnelheid. Hierdoor worden uw bedrijfsprocessen versneld en is de informatie sneller beschikbaar.
• Maximaliseer de productiviteit. Doe meer met minder mensen.
• Verhoog de kwaliteit. Door ingebouwde extra controles en gestandaardiseerde invoer van meta data wordt de kwaliteit van de informatie aanzienlijk verbeterd.
Bijlage 5. Procedure registreren archiefbescheiden
De gescande archiefbescheiden doorlopen het registratieproces. Medewerkers met rol E zijn verantwoordelijk voor het uitvoeren van de procedure. Het kan voorkomen dat de medewerker die het scanproces uitvoert dezelfde medewerker is die het registreren uitvoert. De controle van de kwaliteit van de scans worden achteraf steekproefsgewijs uitgevoerd door medewerkers met rol G.
Procedure
Medewerkers met rol E openen de scans in het zaaksysteem en controleren deze op kwaliteit. Hierbij wordt gekeken naar pagina’s die scheef staan, het aantal gescande pagina’s (volledigheid) en de leesbaarheid (zoals tekstafwijking en grafieken). Indien de scan op één van de genoemde punten onvoldoende scoort wordt het analoge exemplaar teruggegeven aan medewerkers met rol D Na de kwaliteitscontrole registreert medewerker met rol E de gegevens. Hierbij zorgt deze medewerker voor de juistheid en volledigheid van de in te vullen metadata. Gegevens welke worden doorgegeven door Kofax via een xml-bestand: Xml-versie Encoding (beveiligingscode) Imagenaam (naam van het bijbehorende pdf bestand) Batchkenmerk Deze procedure leidt tot het volgende:
- De registratiegegevens zorgen voor het makkelijk terug vinden van de scans;
- Scans van onvoldoende kwaliteit zijn afgewezen en worden opnieuw gescand;
- Door de wijze van registreren wordt zaaksgewijs archiveren mogelijk;
- De archiefbescheiden worden binnen een termijn van twee dagen geregistreerd.
Bijlage 6. Vernietigingsproces
Algemeen
Vanuit de Archiefwet is de vernietiging van de originele bescheiden de afronding en de feitelijke uitvoering van het vervangingsproces. Nadat de selectie-, uitzonderings-, scan- en registratie- en vernietigingsprocedure zijn doorlopen, zijn de papieren bescheiden vanuit de Archiefwet vervangen door de digitale archiefbescheiden. Een verklaring van Vervanging wordt bij het toepassen van de procedures vanuit het Handboek Vervanging opgesteld voor alle bescheiden die in een bepaalde periode zijn vervangen.
De procedure
Schematische weergave van het Vernietigingsproces: De documenten die de eerste stappen van het vervangingsproces hebben doorlopen, worden iedere dag apart geplaatst. Deze documenten worden in dozen per dag bewaard. De documenten worden voorzien van het zaaknummer. De dagdozen worden in een afgesloten archiefruimte bewaard. . De datum op het document is leidend voor het plaatsen in de doos. Elke doos wordt bewaard voor een termijn van 3 maanden. Daarna wordt de inhoud van de map in een afgesloten papiercontainer geleegd. De inhoud van de papiercontainer wordt periodiek opgehaald door een gecertificeerd bedrijf in documentenvernietiging. Dit bedrijf draagt vervolgens zorg voor de feitelijke vernietiging van de papieren bescheiden. De gemeente vraagt een doorlopende machtiging tot vernietiging voor de vervangen archiefbescheiden aan bij de gemeentearchivaris. De gemeente hanteert voor de dagdozen een bewaartermijn van 3 maanden. Op deze wijze kan gegarandeerd worden dat werkprocessen en/of beroeps- en bezwaarprocedures de digitale archiefbescheiden, ondanks alle doorlopen procedures, toch onvolledig blijkt te zijn of van onvoldoende kwaliteit is, de papieren bescheiden alsnog bij de behandeling betrokken kunnen worden.
Resultaat vernietigingsprocedure
Resultaten:
• De vervangen analoge archiefbescheiden zijn na de afgesproken periode vernietigd;
• De vernietiging en daarmee vervanging van de analoge archiefbesheiden is vastgelegd in een doorlopende verklaring van vervanging en een vernietigingsverklaring conform de eisen uit de wet- en regelgeving.
Kwaliteitsmaatregelen:
• De vernietigingstermijn van 3 maanden creëert ruimte voor eventueel herstel van gemaakte keuzes in eerdere procedurestappen van selectie scanning en registratie. Ook geeft de periode ruimte om de uitzonderingen te detecteren;
• De BAR-organisatie heeft een doorlopende machtiging tot vernietiging voor de vervangen archiefbescheiden gekregen van de archivaris.
Risico’s:
• De te vervangen archiefbescheiden worden niet per 3 maanden vernietigd zoals afgesproken;
• Controle op de termijn van vernietiging in het kader van het vervangingsproces. Indien de termijn is verstreken moet vernietiging op een later tijdstip alsnog plaatsvinden.
Bijlage 7. Postproces I-Services
1. Fysiek ingekomen post. De externe post wordt in de ochtend om 8.30 bezorgd door leverancier POST.NL, dit betreft de post die binnenkomt via de postbussen. De interne post wordt in de middag tussen 14.30 en 15.00 bezorgd door leverancier en de bode van Facility Services, dit betreft de post van de afdelingen. De ingekomen post wordt gesorteerd op:
▯ Reclame, nieuwsbrieven en tijdschriften;
Niet te openen post (volgens afspraak zie 1.2.); ▯ Te openen post.
1.1.
Reclame, nieuwsbrieven en tijdschriften.
• Abonnementen worden doorgestuurd naar de vak-afdeling (volgens lijst);
• Reclame en nieuwsbrieven worden teruggestuurd met sticker “Niet Gewenst.”
1.2.
Niet te openen post (volgens afspraak vak-afdeling).
• De envelop wordt voorzien van een datumstempel;
• De envelop wordt doorgestuurd naar de vak-afdeling via de post-verdeelkast. Onderstaande post mag niet worden geopend:
○ HRM;
○ Assesments (als dit kan worden opgemaakt uit de adressering);
○ Post van Capra advocatenkantoor;
○ Medisch geheim (als dit kan worden opgemaakt uit de adressering);
• Gemeente Albrandswaard;
○ Post gericht aan burgemeester Jolande de Witte;
• Maatschappij;
○ Post Plangroep (en schuldgroep);
○ Post Wijkteams (jeugd);
• Bestuur;
○ Post Kabinet;
○ Post kabinet van de commissaris van de koning van de provincie Zuid-Holland;
○ Post Koninklijk Huis;
• Juridische Zaken;
○ Post m.b.t. aanbestedingen (inkoop);
• Openbare orde;
○ Post van Justitiële informatiedienst. Deze post komt binnen in een dubbele envelop is bestemd voor de burgemeester. De persoonlijk gerichte binnen envelop wordt niet geopend.
Post verdeelkast I-Services.
De fysiek binnengekomen post die bestemd is om door te sturen wordt na sortering/verwerking door IServices doorgestuurd naar de vak-afdelingen via de post verdeelkast in B07 te Ridderkerk. Medewerkers van de afdelingen halen zelf de post op. De interne enveloppen (gaatjes enveloppen) worden gefilterd op post die bestemd is voor I-Services. De overige worden verdeeld over de postvakken. Wanneer de adressering niet correct is zal bekeken worden voor welke afdeling de envelop bestemd is.
1.3.
Te openen fysieke post.
Voorwerk:
• Post wordt geopend met snijmachine of handmatig;
• Stukken worden in steekmapjes geplaatst;
• Stukken worden gesorteerd op de drie serviceteams van I-Services (B&B, O&D en Maatschappij);
• Stukken krijgen rechtsboven een datumstempel.
Scannen:
• Nietjes en paperclips worden verwijderd;
• Stukken worden per brief gescheiden met een scanblad;
• De enveloppen worden ook gescand in geval van bezwaar en beroep, aangetekende brieven en niet bezorgde aangetekende brieven;
• Dikke boekwerken worden niet gescand als deze via een website te downloaden zijn. De behandelaar wordt gevraagd om digitale toezending aan te vragen (originelen blijven bij IServices);
• Het poststuk wordt gescand.
Registreren in
Greenvalley
van fysieke post:
Werkwijze:
• Ga naar GV werkvoorraad, postintake;
• Zoek de scans op van het betreffende Serviceteam;
• Zoek voor de registratie op kenmerk, onderwerp en NAW;
• Betreft het een bestaande zaak voeg dan de te registreren stukken toe;
• Een nieuwe zaak start dan een nieuwe zaak op via start document.
Archiveren en opbergen fysieke stukken:
• In numerieke dag-doos GV met bewaartermijn (vernietigen binnen 10 jaar);
• Gebruik zaaknummer 818 in GV t.b.v. de administratie voor; • Vernietigbare stukken GV vanaf 1-1-2018 • Te bewaren stukken GV vanaf 1-1-2018
1.4.
Overeenkomsten en contracten:
• Overeenkomsten en contracten die ondertekend moeten worden zullen ook fysiek doorgestuurd worden.
1.5.
Ontvangsbevestiging
(OVB)
• Behandelaars vak afdelingen sturen zelf een OVB vanuit de zaak;
• Komt een aanvraag of melding binnen via de website dan wordt automatisch een OVB verstuurd;
• I-services onderzoekt zelf of een no-reply kan worden verzonden op binnenkomende e-mails.
I-Services B&B stuur altijd een ontvangstbevestiging bij bezwaar en beroep;
• Er wordt altijd een ontvangstbevestiging gestuurd bij een WOB-verzoek en wanneer de burger erom vraagt
• Ontvangstbevestigingen m.b.t. naturalisatie hoeven niet fysiek naar de backoffice.
2.
Digitaal ingekomen en uitgaande post.
▯ De verwerking van digitale post valt buiten de scope van di
Terug naar het vergunningen overzicht
Details van vergunning
- BeschrijvingBesluit vervanging analoge archiefbescheiden 2021 van de gemeente Barendrecht
- Soortofficielepublicaties (Bestuur | Organisatie en )
- Gepubliceerd op13-04-2022
- Start13-04-2022
- Straatnaam
- Postcode