Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college
10-02-2022
Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college
Het college van de gemeente
Barendrecht, gelet op artikel 52 van de
Gemeentewet; besluit vast te stellen het:
Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college
Artikel 1 Portefeuilleverdeling en vervanging 1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden2. Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der wethouders.3. Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.4. Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.
Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen 1. Het college vergadert in de regel eenmaal per week, als regel op dinsdagmorgen. Als de voorzitter of een wethouder het nodig acht, kan op een ander vergadertijdstip worden vergaderd, of kan een extra vergadering worden gehouden. 2. Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering, onder vermelding van de te bespreken onderwerpen. De oproep wordt zo mogelijk 24 uur van te voren aan de collegeleden aangeboden.3. De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis gehouden. Het college kan besluiten te vergaderen op een andere locatie.
Artikel 3 Besloten vergadering 1. Het college vergadert als regel in een besloten vergadering.2. Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.3. De bepalingen van dit reglement zijn voorzover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.
Artikel 4 Verhindering Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris. Als door de afwezigheid van een of meer leden het quorum niet aanwezig zal zijn, overlegt de secretaris met de voorzitter.
Artikel 5 Agenda en stukken 1. De leden van het college ontvangen, door de zorg van de secretaris, als regel de donderdag voor de vergadering een agenda met bijbehorende stukken, Bijgevoegd worden in elk geval de ambtelijke voorstellen. De volledige verzameling vergaderstukken ligt voor de leden van het college ter inzage.2. Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerste lid niet mogelijk is, maar waarvan geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk 16 uur voor de vergadering worden aangemeld bij de secretaris. Deze overlegt met de voorzitter of beraadslaging en besluitvorming zal plaatsvinden.
Artikel 6 De secretaris 1. De secretaris is in elke vergadering van het college aanwezig.2. Bij verhindering of afwezigheid geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter. De secretaris wordt in dat geval vervangen door de door het college aangewezen waarnemend secretaris.3. De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.
Artikel 7 Deelneming derden aan de vergadering Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.
Artikel 8 Parafenbesluit en besluitenlijst 1. Besluiten buiten de vergadering komen tot stand door een parafenbesluit, zijnde een conceptbesluit waarop door geen der leden van het college is aangegeven dat bespreking in een vergadering van het college gewenst is en waarop door alle collegeleden, buiten de vergadering voor akkoord is geparafeerd, waarna het als definitief parafenbesluit wordt beschouwd.2. Indien wegens spoedeisendheid een besluit, ter beoordeling van de secretaris en het eerstverantwoordelijk collegelid, geen uitstel duldt en door tenminste 3 collegeleden buiten de vergadering voor akkoord is geparafeerd, wordt het besluit als definitief parafenbesluit beschouwd. De secretaris doet een kopie van het besluit toekomen aan de leden van het college die geen paraaf hebben gezet.3. In de door het college vastgestelde vakantieperiode komen besluiten buiten de vergadering tot stand indien door tenminste 3 collegeleden buiten de vergadering voor akkoord is geparafeerd, waardoor het besluit als definitief parafenbesluit wordt beschouwd. In de eerstvolgende collegevergadering worden de besluiten ter kennis van het college gebracht.4. Na het plaatsen van de laatst benodigde paraaf dateert de secretaris het parafenbesluit. Het parafenbesluït wordt geacht te zijn genomen op de datum van de dagtekening door de secretaris. 5. De secretaris draagt zorg voor het periodiek opstellen van een besluitenlijst, zijnde een gedagtekend en genummerd overzicht, met vermelding van de door het college in de betreffende periode genomen parafenbesluiten.6. Voor zover de aard en de inhoud van de besluiten zich daartegen niet verzetten, draagt de secretaris zorg voor spoedige toezending van de besluitenlijst aan de raad en voor openbaarmaking van de besluitenlijst op de in de gemeente gebruikelijke wijze.
Artikel 9 Mandaatverlening 1. Indien tijdens de door het college vastgestelde vakantieperiode een collegebesluit wegens spoedeisendheid geen uitstel duldt zijn één of meer collegeleden bevoegd terzake een besluit te nemen.2. In de eerstvolgende vergadering van het college wordt van de uitoefening van het mandaat mededeling gedaan.
Artikel 10 Stemmingen 1. Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.2. Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast.3. a. Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briejes. b. Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot. c. Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke thee personen de tweede stemming za! ptaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.
Artikel 11 Besluitenlijst 1. De secretaris draagt zorg voor de besluitenlijst van de vergadering.2. De besluitenlijst bevat ten minste:
a. de namen van de aanwezige en afwezige leden;
b. de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;
c. een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;
d. een formulering van de door het college genomen besluiten.
3. Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt. 4. De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.
Artikel 12 Inwerkingtreding Dit reglement treedt in werking op de dag nadat het is vastgestetd. Op dat moment vervalt het op 19 april 1994 vastgestelde reglement.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college op 13 maart 2012 De secretaris, mw. mr. A.G. Knol
de burgemeester, drs. J. van Belzen
Dit reglement van orde is op 20 maart 2012 aan de gemeenteraad toegezonden.
Toelichting Op grond van artikel 52 van de Gemeentewet moet het college een reglement van orde vaststellen "voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden". Dit reglement moet worden toegezonden aan de gemeenteraad. Het thans geldende reglement van orde van Barendrecht is vastgesteld op 1 9 april 1994. De aanleiding om het reglement te wijzigen is gelegen in de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen. Deze wet houdt in dat, indien op een aanvraag of een bezwaarschrift niet binnen de wettelijke beslistermijn is beslist, de aanvrager het college schriftelijk in gebreke kan stellen. Het college heeft dan nog 2 weken de tijd om te beslissen. Gebeurt dat niet, dan verbeurt het college gedurende een periode van maximaal 6 weken een dwangsom (van maximaal 1.260 Euro). Het is dus van belang dat, nadat een ingebrekestelling is ontvangen, alsnog snel een besluit kan worden genomen. Mandaatverlening aan de afdelingsmanagers/team-managers versnelt het besluitvormingsproces, maar daar is niet in alle gevallen voor gekozen (bijv. handhavingszaken). Het college vergadert in principe maar één keer in de week en in de vakantieperiode nog minder. Het kan soms handig zijn als de mogelijkheid er is om buiten de reguliere vergadering om besluiten te kunnen nemen. Het huidige reglement van orde voorziet hier niet in. Uit jurisprudentie blijkt dat besluitvorming buiten de collegevergadering toegestaan is, mits op grond van het reglement van orde of een bekend gemaakte vaste praktijk besluitvorming niet plaatsvindt zonder dat in een collegevergadering de mogelijkheid bestaat tot beraadslaging en besluitvorming over het te nemen besluit en tevens duidelijk is wannéér het besluit wordt genomen. In artikel 8 van het nieuwe reglement van orde wordt hiervoor een regeling gegeven. Daarnaast is er een nieuw artikel 9 opgenomen, waarbij in de vakantieperiode aan één of meer collegeleden de bevoegdheid is toegekend om in geval van spoedeisendheid te besluiten. Het verschil met artikel 8 bestaat hieruit dat niet alle collegeleden (artikel 8, lid 1) of (in geval van spoed, artikel 8, lid 2) de helft plus één het besluit hoeven te tekenen: één collegelid kan dan al besluiten. De wettelijke basis hiervoor is artikel 168 Gemeentewet. Hoewel dat artikel met name bedoeld is voor mandaatverlening aan een wethouder, is mandaatverlening aan de burgemeester (als lid van het college) ook toegestaan. Artikel 9 legt de reeds jarenlang bestaande praktijk in Barendrecht vast. Het reglement van orde is gebaseerd op een model dat door vele gemeenten in Nederland wordt gebruikt. Het nieuwe reglement wijkt op de volgende punten af van het huidige reglement:
- Artikel 1, lid 4 is nieuw (een collegelid dat verhinderd is zijn werkzaamheden uit te oefenen, deelt dat zo snel mogelijk mede aan de secretaris).
- Artikel 2, lid 1 : in het nieuwe reglement staat dat in de regel op dinsdagochtend wordt vergaderd. Artikel 2, lid 1: in het nieuwe reglement staat dat ook één wethouder kan vragen om een ander vergadertijdstip of een extra vergadering, terwijl in het huidige reglement dit door minimaal 2 wethouders moet worden gevraagd. - Artikel 4 (doorgeven van verhindering) is nieuw. - Artikel 5 (agenda) kent een nieuwe regeling voor Olast minute" onderwerpen in lid 2. Artikel 6 (secretaris) kent in de leden 2 en 3 enkele nieuwe bepalingen ten aanzien van de secretaris. - Artikel 7 (deelneming van derden aan de collegevergadering) is nieuw.
- Artikel 8 geeft, zoals hierboven reeds opgemerkt, een regeling voor het nemen van besluiten buiten de collegevergadering om. - Artikel 9 is nieuw en betekent dat er niet (zoals tot dusverre gebeurde) elk jaar opnieuw een regeling moet worden getroffen voor besluitvorming gedurende de zomermaanden.
Terug naar het vergunningen overzicht
Details van vergunning
- BeschrijvingReglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college
- Soortofficielepublicaties (Bestuur | Organisatie en )
- Gepubliceerd op10-02-2022
- Start10-02-2022
- Straatnaamhet coll
- Postcode